Das Wichtigste im Überblick
- Kontierung ordnet Geschäftsvorfälle den richtigen Konten zu und bildet die Grundlage einer ordnungsgemässen Buchhaltung.
- Eine korrekte Kontierung sorgt für verlässliche Finanzdaten, aussagekräftige Auswertungen und eine korrekte MWST-Behandlung.
- Die Vorkontierung vereinfacht die spätere Verbuchung und reduziert den administrativen Aufwand.
- Fehler bei der Kontierung können Auswertungen verfälschen, zusätzlichen Korrekturaufwand verursachen und die Nachvollziehbarkeit erschweren.
- Unternehmen müssen Belege nachvollziehbar und revisionssicher aufbewahren.
- Digitale Lösungen wie Bill Bucher unterstützen bei der Kontierung, der Belegverwaltung und einer revisionssicheren Dokumentation.
Was ist Kontierung?
Kontierung bezeichnet die Zuordnung eines Geschäftsvorfalls zu den passenden Konten in der Buchhaltung. Sie stellt sicher, dass Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten korrekt erfasst werden und bildet die Grundlage für eine ordnungsgemässe Finanzbuchhaltung.
Erhält ein Unternehmen beispielsweise eine Rechnung für Büromaterial, Software oder eine externe Dienstleistung, muss zunächst festgelegt werden, welchem Sachkonto diese Ausgabe zugeordnet wird. Erst danach kann der Geschäftsvorfall korrekt verbucht werden.
Kontierung und Buchung werden häufig synonym verwendet, beschreiben jedoch unterschiedliche Schritte. Während die Kontierung die fachliche Zuordnung eines Geschäftsvorfalls festlegt, erfolgt bei der Buchung die eigentliche Erfassung im Buchhaltungssystem.
| Kontierung | Buchung |
|---|---|
| Fachliche Zuordnung | Technische Erfassung |
| Bestimmt das Konto | Erfasst den Vorgang im System |
| Vor der Buchung | Bestandteil der Buchung |
Die Kontierung entscheidet damit, wie ein Geschäftsvorfall später in der Buchhaltung erscheint und ausgewertet werden kann. Sie ist ein zentraler Bestandteil jeder strukturierten Finanzbuchhaltung.
Warum ist Kontierung wichtig?
Jede Auswertung, jedes Budget und jeder Jahresabschluss basiert auf den Daten der Buchhaltung. Damit diese Informationen aussagekräftig und verlässlich sind, müssen Geschäftsvorfälle von Beginn an korrekt kontiert werden.
Die Kontierung sorgt für eine einheitliche Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben. Dadurch lassen sich Kosten, Erträge und Investitionen nachvollziehbar erfassen und über verschiedene Zeiträume hinweg vergleichen. Das schafft Transparenz und erleichtert die finanzielle Steuerung eines Unternehmens.
Besonders relevant ist dies für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, Standorten oder Projekten. Werden ähnliche Geschäftsvorfälle unterschiedlich kontiert, können Auswertungen verzerrt werden und die Vergleichbarkeit von Kennzahlen leidet.
Auch steuerliche Prozesse bauen auf einer korrekten Kontierung auf. Die richtige Zuordnung von Geschäftsvorfällen und Mehrwertsteuer (MWST) trägt dazu bei, dass Buchhaltung, Steuerdeklaration und Jahresabschluss konsistent aufeinander abgestimmt sind.
Je klarer die Kontierungsregeln definiert sind, desto einfacher lassen sich Geschäftsvorfälle nachvollziehen und vergleichen. Das reduziert Rückfragen innerhalb des Unternehmens sowie im Austausch mit Treuhändern, Revisionsstellen oder Steuerbehörden.
“Die Qualität von Auswertungen und Finanzkennzahlen wird nicht erst im Reporting entschieden, sondern bereits bei der Kontierung.” - Curd Fasching, Revisionsexperte
Wie werden Belege kontiert?
Die Kontierung beginnt in der Regel mit einem Beleg, beispielsweise einer Eingangsrechnung, einer Quittung oder einem Bankbeleg. Ziel ist es, den Geschäftsvorfall den richtigen Konten in der Buchhaltung zuzuordnen, damit er anschliessend korrekt verbucht werden kann.
Dafür wird zunächst geprüft, um welche Art von Ausgabe oder Einnahme es sich handelt. Anschliessend werden die relevanten Informationen erfasst, beispielsweise der Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer (MWST), die Zahlungsart sowie gegebenenfalls die zuständige Kostenstelle oder das betroffene Projekt.
In vielen Unternehmen erfolgt dieser Prozess heute digital. Buchhaltungssoftware kann Rechnungsdaten automatisch auslesen und bei der Zuordnung unterstützen. Die fachliche Prüfung bleibt jedoch wichtig, insbesondere bei neuen Lieferanten oder aussergewöhnlichen Geschäftsvorfällen.
Welche Angaben werden für die Kontierung benötigt?
Damit ein Beleg korrekt kontiert werden kann, müssen die relevanten Informationen vollständig vorliegen. Dazu gehören insbesondere die Leistungsbeschreibung, der Rechnungsbetrag, die Mehrwertsteuer, das Rechnungsdatum sowie die beteiligten Geschäftspartner.
Je genauer ein Geschäftsvorfall beschrieben ist, desto einfacher lässt sich das passende Sachkonto bestimmen. Unvollständige oder fehlerhafte Angaben führen häufig zu Rückfragen und erhöhen den Aufwand in der Buchhaltung.
Typischerweise werden bei der Kontierung folgende Informationen berücksichtigt:
| Angabe | Bedeutung für die Kontierung |
| Leistungsbeschreibung | Zeigt, welche Art von Aufwand oder Ertrag vorliegt |
| Rechnungsbetrag | Grundlage für die Buchung |
| MWST | Bestimmt die steuerliche Behandlung |
| Lieferant oder Kunde | Unterstützt die korrekte Zuordnung |
| Kostenstelle oder Projekt | Ermöglicht detaillierte Auswertungen |
Welche Rolle spielt der Kontenrahmen bei der Kontierung?
Der Kontenrahmen bildet die Struktur, nach der Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung erfasst werden. Er definiert die verfügbaren Konten und dient als Orientierung bei der Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben.
Die einzelnen Konten innerhalb dieses Systems werden als Sachkonten bezeichnet. Sie dienen dazu, Geschäftsvorfälle einer bestimmten Kategorie zuzuordnen, beispielsweise Büroaufwand, Softwarekosten oder Mieterträge.
Dabei wird zwischen verschiedenen Kontenarten unterschieden, beispielsweise Aufwands-, Ertrags-, Aktiv- und Passivkonten. Die Wahl des richtigen Kontos entscheidet darüber, wie ein Geschäftsvorfall später in der Buchhaltung dargestellt wird.
Für Unternehmen schafft ein konsistenter Kontenrahmen die Grundlage für nachvollziehbare Prozesse und eine einheitliche Kontierungslogik. Dadurch können Geschäftsvorfälle über längere Zeiträume hinweg vergleichbar ausgewertet werden.
In vielen Unternehmen beginnt die Kontierung bereits vor der eigentlichen Buchung. Dieser vorbereitende Schritt wird als Vorkontierung bezeichnet.
Was ist eine Vorkontierung?
Die Vorkontierung ist ein vorbereitender Schritt vor der eigentlichen Buchung. Dabei werden einem Beleg bereits wichtige Informationen zugeordnet, damit die spätere Kontierung effizienter erfolgen kann.
Typischerweise werden dabei folgende Angaben ergänzt:
- Sachkonto
- Kostenstelle
- Kostenträger oder Projekt
- Mehrwertsteuer (MWST)
- Verantwortliche Abteilung
Neben dem Sachkonto spielen häufig auch Kostenstellen eine Rolle. Sie helfen dabei, Ausgaben den Bereichen zuzuordnen, in denen sie tatsächlich anfallen, beispielsweise dem Vertrieb, der IT oder einem bestimmten Projekt.
Die Vorkontierung dient als fachlicher Vorschlag und wird anschliessend bei der Kontierung und Buchung geprüft.
Für Unternehmen bietet sie folgende Vorteile:
- Weniger Rückfragen zwischen Fachabteilungen und Buchhaltung
- Schnellere Verarbeitung von Belegen
Ein typisches Beispiel ist eine Rechnung für Marketingdienstleistungen. Bereits beim Rechnungseingang kann festgelegt werden, welcher Kostenstelle die Ausgabe zugeordnet werden soll. Dadurch reduziert sich der Aufwand bei der späteren Verbuchung.
Welche Fehler sollten Unternehmen bei der Kontierung vermeiden?
Bereits kleine Fehler bei der Kontierung können dazu führen, dass Geschäftsvorfälle falsch dargestellt oder unnötige Rückfragen ausgelöst werden. Einheitliche Kontierungsregeln helfen dabei, die Qualität der Buchhaltung langfristig sicherzustellen.
Zu den häufigsten Fehlern gehören:
- Zuordnung zum falschen Sachkonto
- Falsche oder fehlende MWST-Codes
- Fehlende Kostenstellen oder Projektzuordnungen
- Doppelte Erfassung von Belegen
- Uneinheitliche Kontierung ähnlicher Geschäftsvorfälle
Besonders problematisch sind inkonsistente Prozesse. Wird dieselbe Ausgabe heute auf ein anderes Konto gebucht als vor sechs Monaten, leidet die Vergleichbarkeit von Auswertungen und Kennzahlen.
Auch die Qualität der Belege spielt eine wichtige Rolle. Unvollständige Rechnungen oder fehlende Informationen erschweren die korrekte Zuordnung und erhöhen den Aufwand in der Buchhaltung.
Bewährt haben sich deshalb klare Kontierungsrichtlinien für wiederkehrende Geschäftsvorfälle. Dadurch werden Entscheidungen vereinheitlicht und Fehlerquellen reduziert.
Wie werden Belege revisionssicher aufbewahrt?
Die Kontierung endet nicht mit der Buchung. Unternehmen müssen Geschäftsvorfälle auch so dokumentieren, dass sie Jahre später noch nachvollzogen werden können. Dazu gehört eine strukturierte und revisionssichere Aufbewahrung der Belege.
In der Schweiz gelten unter anderem Vorgaben aus dem Obligationenrecht (OR) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Geschäftsbücher, Buchungsbelege und relevante Geschäftskorrespondenz müssen grundsätzlich während zehn Jahren aufbewahrt werden. Je nach Sachverhalt können aufgrund anderer gesetzlicher Bestimmungen auch längere Aufbewahrungsfristen gelten, beispielsweise bei optierten Immobilien und den damit verbundenen MWST-Vorschriften.
Für eine revisionssichere Ablage sind insbesondere folgende Punkte wichtig:
- Vollständige Aufbewahrung aller relevanten Belege
- Nachvollziehbare Zuordnung zwischen Beleg und Buchung
- Sichere und unveränderbare Aufbewahrung der Dokumente
- Jederzeitige Verfügbarkeit der Dokumente während der Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrung kann heute vollständig digital erfolgen. Voraussetzung ist, dass die Dokumente lesbar, vollständig und jederzeit auffindbar bleiben.
Eine zentrale digitale Ablage bietet dabei mehrere Vorteile:
- Schnellere Suche nach Belegen
- Weniger Papierarchive
- Einfachere Zusammenarbeit mit Treuhand und Revision
- Höhere Transparenz bei Prüfungen
„Eine strukturierte Dokumentation ist genauso wichtig wie die korrekte Verbuchung eines Geschäftsvorfalls.“ - Curd Fasching
Bill Bucher: Weniger Aufwand bei Kontierung und Belegmanagement
Die Kontierung von Belegen gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben in jeder Buchhaltung. Mit zunehmendem Belegvolumen steigt auch der Aufwand für die Zuordnung, Prüfung und Dokumentation von Geschäftsvorfällen.
Erhält ein Unternehmen eine Rechnung, stellt sich häufig die Frage, welchem Konto sie zugeordnet werden soll. Bill Bucher analysiert eingehende Belege und erstellt Vorschläge für Konten, Kostenstellen und MWST-Codes. Dadurch entfällt bei vielen wiederkehrenden Rechnungen die manuelle Suche nach der passenden Kontierung.
Automatische Kontierungsvorschläge
Viele Geschäftsvorfälle wiederholen sich. Bill Bucher erkennt solche Muster und kann passende Kontierungsvorschläge erstellen. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert und wiederkehrende Belege schneller verarbeitet.
Revisionssichere Dokumentenverwaltung
Belege werden zentral gespeichert und bleiben jederzeit auffindbar. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit Treuhändern, unterstützt Revisionen und hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Mehr Effizienz für Unternehmen und Treuhänder
Weniger Zeit für die Verarbeitung von Belegen bedeutet mehr Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert. Finanzverantwortliche können sich stärker auf Analyse, Planung und Unternehmenssteuerung konzentrieren, während wiederkehrende administrative Tätigkeiten reduziert werden.
