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Lohnausweis Schweiz – Zweck & Inhalte des amtlichen Formulars

15. Juli 2021

Eine Mitarbeiterin bekommt ihren Lohnausweis überreicht. (foto by pexels.com)

Der Lohnausweis – ein schweizweit gültiges Formular – ist eines der wichtigsten Dokumente für Steuerpflichtige im Hinblick auf die Lohndeklaration. Doch womit genau beschäftigt sich der Lohnausweis? Der Lohnausweis ist ein amtliches Dokument, das jegliche Lohnbestandteile und Lohnnebenkosten bescheinigt. Der Lohnausweis bezieht sich dabei stets auf ein Kalenderjahr und fasst alle Leistungen zusammen, die in diesem Zeitraum angefallen sind. Enthalten sind sowohl Leistungen als auch Vergünstigungen und Zulagen. Der Lohnausweis, der auf einem standardisierten Formular basiert, ist vom Arbeitgeber unter Verwendung eben dieses Dokumentes, auszufüllen. Das Formular kann auch als Rentenbescheinigung verwendet werden. In der Regel wird der Lohnausweis, zum Jahresbeginn (in der Regel vor Ende Januar) vom Arbeitgeber ausgestellt und übermittelt.

Zweck, Ziele und Ergebnis des Formulars

Der Lohnausweis stellt die wichtigste Grundlage für die Steuererklärung dar. Er beinhaltet alle Leistungen, welche vom Arbeitnehmer bezogen und welche diesem ausbezahlt wurden. Mit der einheitlichen Gestaltung des Lohnausweises, wurde ein national gültiges Schriftstück geschaffen. Dieses verfolgt die folgenden Ziele:

  • Einheitlichkeit in Bezug auf die Ausgabe des Lohnes und sonstiger Lohnbestandteile
  • Transparente Darstellung der Einkünfte
  • Umfassende und allgemein gültige Wegleitung Die Verfolgung dieser Ziele führte zu mehr Klarheit in Bezug auf Lohn und Spesen. Dahingehend sorgt es für mehr Eindeutigkeit, was die Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen, Rabatte auf Waren usw. betrifft.

Lohnausweis erstellen – Darauf sollten Sie achten!

Der Lohnausweis, ein standardisiertes Dokument, soll Einheitlichkeit bei der Angabe von Löhnen und Lohnbestandteilen schaffen. Um dies zu ermöglichen, gibt es genaue Richtlinien und Wegleitungen, welche Sie beachten müssen, wenn Sie den Lohnausweis ausfüllen.

Lohnausweis Muster – Inhalte

Ein Lohnausweis Muster wird jährlich herausgegeben. Diese Lohnausweis-Vorlage ist vom Arbeitgeber verpflichtend zu verwenden. Dabei ist darauf zu achten, dass die für die entsprechende Steuerperiode gültige Version des Formulars verwendet wird.

  • Alphabetische Beschriftung – Kästchen, die mit Buchstaben beschriftet sind, verlangen nach allgemeinen Informationen wie zum Beispiel: - AHV-Nummer (Hinweis: Seit 2020 muss die alte AHV-Nummer nicht mehr angegeben werden!) - Jahr - Geburtsdatum
  • Numerische Beschriftung – Kästchen, die mit einer Randziffer (RZ) beschriftet sind, verlangen Angaben, welche die monetären Umstände des Arbeitsverhältnisses betreffen. Informationen, welche hier angegeben werden müssen, betreffen zum Beispiel: - Lohn - Gehaltsnebenleistungen - Berufliche Vorsorge - Quellensteuerabzug Im Formular werden alle Lohnbestandteile bis zum Bruttolohn addiert und anschliessend um die angeführten Abzüge verringert. Das Ergebnis ist der Nettolohn, dieser wird für die Steuererklärung herangezogen. Neben, beziehungsweise unter diesem Nettolohn sind jene Bestandteile zu benennen, die kein Bestanteil des Bruttolohns (z. B. im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis entstandene Spesen) sind, oder die nicht beziffert werden.

Lohnausweis Wegleitung

Als Hilfestellung steht Arbeitgebern eine genaue Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises zur Verfügung. Diese wird dezidiert für die entsprechende Version des Lohnausweises herausgegeben.

Beiblatt

Sofern Informationen, welche im Rahmen des Lohnausweises aufgeführt werden müssen, keinen Platz auf dem vorgegebenen Lohnausweis-Formular finden, kann ein Beiblatt genutzt werden. Für das Beiblatt gibt es keine Formvorschriften. Auf dem Beiblatt muss jedoch unbedingt der Name, die Adresse, die AHV-Nummer und die Sozialversicherungsnummer enthalten sein. Zu den Inhalten, welche oftmals im Rahmen des Beiblatts näher ausgeführt werden, zählen zum Beispiel die folgenden Punkte:

  • Andere Gehaltsnebenleistungen – Dieser Punkt beschäftigt sich mit Gehaltsnebenleistungen, welche neben der Verpflegung oder dem Privatanteil an einem Geschäftsfahrzeug noch anfallen.
  • Unregelmässige Leistungen – Hierbei werden zum Beispiel Bonuszahlungen, An-/Austrittsentschädigungen etc. angeführt.
  • Andere Leistungen – In diesem Punkt werden Leistungen angeführt, welche nicht in den übrigen Punkten des Lohnausweises abgedeckt werden. Dazu zählen zum Beispiel Trinkgelder, Taggelder der Versicherung, Leistungen der Arbeitslosenversicherung.
  • etc.

Sprache

Der Lohnausweis wird üblicherweise in den drei Landessprachen der Schweiz ausgestellt. Die Thematik gewinnt an Komplexität, sofern der Lohnausweis fürs Ausland übersetzt werden muss. Ähnlich aufwendig ist die Situation, wenn ein Lohnsteuerausweis aus dem Ausland der in keiner Schweizer Landessprache erstellt wurde, benötigt wird. Da es beim Lohnausweis bereits Feinheiten, einen Unterschied für die Gesamtaussage des Dokumentes haben können, ist für die Übersetzung ein Wirtschaftsübersetzer heranzuziehen. Kleine Abweichungen der Übersetzung zum Originaldokument, können zur Ungültigkeit führen.

Signatur

Lohnausweise können sowohl handschriftlich als auch elektronisch ausgefüllt werden. Es werden drei mögliche Herangehensweisen unterschieden, die eine Signatur entweder notwendig oder redundant machen.

  1. Elektronisch befülltes Formular mit manueller Eingabe Um ohne Unterschrift gültig zu sein, muss ein Lohnausweis vollautomatisch ausgefüllt werden. Dies bedeutet, dass ein entsprechendes EDV-Programm die Daten unmittelbar der Lohnbuchhaltung entnimmt.
  2. Nachträgliche Ergänzungen und Bemerkungen Eine Unterschrift ist zudem auch dann notwendig, wenn das Dokument vollautomatisch ausgefüllt, im Nachtrag jedoch mit Ergänzungen versehen wurde.
  3. Handschriftlich ausgefüllt Das Dokument muss von der zuständigen Person unterschrieben werden, sofern diese das Formular handschriftlich ausgefüllt hat.

Lohnausweis Arbeitgeber & Arbeitnehmer Pflicht

Arbeitgeber

  • Vollständiges Ausstellen des Lohnausweises – Der Arbeitgeber hat die Pflicht, im Lohnausweis sämtliche Vergünstigungen, Leistungen und Zulagen, die für den Arbeitnehmer geleistet wurden, anzuführen. Der Arbeitgeber hat speziell darauf zu achten, dass Angaben zur Spesenvergütung im Einklang mit dem geltenden Spesenreglement sind. Arbeitgeber die falschen Angaben im Rahmen dieses Dokuments machen, machen sich damit von Gesetzes wegen strafbar.
  • Rechtzeitige Übergabe des Lohnausweises – Der Arbeitnehmer muss sicherstellen, dass der Lohnausweis fristgerecht an den Arbeitnehmer übergeben wird.
  • Übergabe des Lohnausweises an die kantonale Steuerverwaltung – Einige Kantone fordern die Arbeitgeber dazu auf, sämtliche ausgestellten Lohnausweise direkt an das kantonale Steueramt zu übermitteln.

Arbeitnehmer

  • Fehler im Lohnausweis melden – Sofern der Lohnausweis fehlerhaft ausgestellt wurde, muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber darauf hinweisen und eine Korrektur erhalten.
  • Mehrere Beschäftigungsverhältnisse – Für den Fall, dass ein Arbeitnehmer für mehr als ein Unternehmen tätig ist, muss für jede Stelle ein Lohnausweis vorliegen. Sofern das Arbeitsverhältnis nicht länger aufrecht ist, muss der Lohnausweis beim früheren Arbeitgeber angefordert werden.
  • Verspätetes Einreichen der Lohndeklaration – Sofern die Frist zum Einreichen der Deklaration bei der Steuerbehörde überzogen wurde, besteht die Möglichkeit zur Fristverlängerung. Eine solche Fristverlängerung kann online beantragt werden. Hierbei müssen zum Beispiel der Verlängerungszeitraum, eine Kontaktperson für Rückfragen und Name und Abrechnungsnummer der Firma angegeben werden. Eine genehmigte Fristverlängerung bedeutet nicht, dass keine Verzugszinsen fällig werden. Eine Ausnahme, die den Arbeitnehmer vom fristgerechten Einreichen seines Lohnausweises entbindet, ist, wenn der Arbeitgeber diesen bereits an die kantonale Steuerverwaltung weitergegeben hat. Dies ist nur gültig, sofern der Arbeitgeber sich im selben Kanton wie der Arbeitnehmer befindet.

Lohnausweis Formular – Diese Ausnahme gibt es!

Grundsätzlich gibt es keine betragliche Freigrenze, welches den Arbeitgeber von der Verpflichtung einen Lohnausweis auszustellen, entbindet. Jegliche bezahlte Leistung muss in der Schweiz auf einem Lohnausweis erscheinen, unabhängig von dessen Höhe. Einzig für Löhne, welche im vereinfachten Abrechnungsverfahren abgerechnet werden, ist kein Lohnausweis auszustellen. Arbeitnehmer, welche von dieser Ausnahme betroffen sind, erhalten von der Ausgleichskasse eine Bestätigung, dass auf dem Lohn Quellensteuer entrichtet wurde. Für Löhne ist das vereinfachte Abrechnungsverfahren anzuwenden, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Der einzelne Lohn übersteigt den Grenzbetrag von CHF 21‘510 pro Steuerperiode (Stand 2021) nicht.
  • Die gesamte jährliche Lohnsumme des Betriebes übersteigt den Grenzbetrag von CHF 57‘360 nicht.
  • Die Löhne des gesamten Personals werden im vereinfachten Verfahren abgerechnet. Zusätzlich zu diesen drei Kriterien, ist noch eine Reihe von Anforderungen zu erfüllen, damit Löhne für ein vereinfachtes Abrechnungsverfahren in Frage kommen.
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