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QR-Rechnung Schweiz: So löst sie den Einzahlungsschein ab

12. Mai 2021

Seit dem 30. Juni 2020 gibt es in der Schweiz die QR-Rechnung. Eingeführt wurde die QR-Rechnung aufgrund der Anpassung an internationale Normen (ISO 20022) sowie den gestiegenen Anforderungen im national und international regulatorischen Bereich. Die QR-Rechnung soll während einer Übergangsfrist, die bis zum 30. September 2022 läuft, den roten und orangenen Einzahlungsschein ablösen. Was ist eine QR-Rechnung? Eine QR-Rechnung ist eine maschinell lesbare Rechnung der Schweizer Finanzindustrie. Das in schwarz-weiß gehaltene Schriftstück teilt sich in zwei Bereiche, den Empfangsschein und den Zahlteil. Der Empfangsschein dient der Bescheinigung der Zahlung bei einer Bargeldeinzahlung. Der Zahlteil enthält den QR-Code, der alle für die Zahlung benötigten Informationen liefert. Zudem sind notwendige Daten auch in schriftlicher Form auf dem Zahlteil angeführt.

QR-Rechnung erstellen – So funktioniert‘s

Für die Erstellung von QR-Rechnungen benötigen Sie eine QR-IBAN Nummer sowie Ihre Kundenidentifikationsnummer. Beides erhalten Sie entweder automatisch oder gegen Anfrage kostenlos von Ihrer Hausbank. Während die QR-IBAN Nummer zwingend erforderlich ist, wird die Kundenidentifikationsnummer nicht unbedingt bei der Erstellung einer QR-Rechnung benötigt. Online gibt es diverse ERP-Softwareangebote, mithilfe welcher QR-Rechnungen erstellt werden können. Bei Payment Standards.Ch liegt eine Liste vor, welche geeignete Softwareprodukte vorschlägt. Grundsätzlich können Rechnungen auch weiterhin frei gestaltet werden. Bei der Gestaltung des Zahlteils muss jedoch darauf geachtet werden, dass diese den Vorgaben des Style Guides für QR-Rechnungen entsprechen. Zudem müssen im Rahmen der Erstellung die Anforderungen der Implementation Guidelines eingehalten werden. Im Swiss-QR-Code, welcher im Zahlteil zu finden ist, sind alle Informationen enthalten, die im Zuge der Bezahlung notwendig sind. Dazu zählen zum Beispiel Angaben zum Zahlungsempfänger und Zahler sowie Betrag und Währung. Der Code kann auch für die Buchhaltung hilfreiche Zusatzinformationen beinhalten. Eine komplette Auflistung der Inhalte ist den Implementation Guidelines zu entnehmen.

QR-Codes – die Technologie hinter dem neuen Einzahlungsschein

Worin unterscheidet sich die QR-Rechnung vom ursprünglichen Einzahlungsschein? Die QR-Rechnung unterscheidet sich, wie der Name bereits vermuten lässt, durch den integrierten QR-Code. Ein Quick Response-Code (= QR-Code) ist ein schwarz- weiß gewürfeltes Muster, in welchem umfangreiche Informationen eingebettet werden. Die Matrix aus schwarz- weißen Quadraten kann von Lesegeräten wie QR-Readern, PC-Kameras und Smartphones entziffert werden.

Umstellung zum QR-Code Einzahlungsschein

In Bezug auf die Umstellung auf QR-Rechnungen, besteht sowohl bei Unternehmen mit Rechnungsprogrammen als auch ohne diesen Handlungsbedarf. In jedem Fall sollte der Umstieg frühzeitig bei Partner, Kunden und Mitarbeitern angekündigt werden. Somit haben diese genügende Zeit für etwaige Vorkehrungen und Vorbereitungen.

Umstellung ohne Software

Grundsätzlich lohnt es sich, im Rahmen des Wechsels zu QR-Rechnungen, die Anschaffung einer Kreditoren-/Debitorensoftware zu überdenken. Diese kann, abhängig von Ihren Unternehmensprozessen, zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Wollen Sie Ihre Aufgaben aber ohne diese Software erledigen, so ist es wichtig, beim Wechsel zum QR-Einzahlungsschein die folgenden Prozessschritte im Blick zu behalten:

Nutzung von Einzahlungsscheinen

Nutzen Sie aktuell Einzahlungsscheine, so ist es wichtig zu wissen, wie Ihr Finanzinstitut mit dem Wechsel umgeht. Während manche Banken Unternehmen ab sofort ausschließlich mit QR-Rechnungen versorgen, liefern andere bis zum Ablauf der Übergangsfrist auch weiterhin Einzahlungsscheine.

Begleichung offener Forderungen

Sofern Sie offene Forderungen bisher mit einem Vergütungsauftrag beglichen haben, können Sie auch QR-Rechnungen weiterhin mit diesem Ansatz bezahlen. Ebenso können Sie QR-Rechnungen im E-Banking erfassen und die Forderungen somit begleichen. Hierbei können Sie prüfen, ob Hilfsmittel wie Belegleser in Zukunft Ihre Arbeit erleichtern können. Diese müssen, genauso wie Scanning-Apps ab sofort ohnehin in der Lage sein, den Swiss QR-Code auf dem Zahlteil der QR-Code-Rechnung zu lesen.

Buchhaltung

Buchhaltungen können auch weiterhin mit dem Kontoauszug sowie den Belastungs- und Gutschriftenanzeigen erledigt werden. Sofern ein Treuhänder Ihre Buchhaltung erledigt, ändert sich für Sie in diesem Bereich nichts.

Umstellung mit Software

Sie haben eine Kreditoren-/Debitorensoftware in Verwendung? Dann sollten Sie sichergehen, dass Ihre Software den gestiegenen Anforderungen gerecht wird. Hinsichtlich der Umstellung mit Software müssen ähnliche Punkte betrachtet werden wie bei der Umstellung ohne eine Software. Notwendige Umstellungsaufgaben liegen dabei jedoch auf der Seite des Anbieters. Wenn Sie feststellen wollen, ob Ihre Software noch Ihren Nutzen erfüllt, sollten Sie die folgenden Punkte abhaken können:

  • die Software ist in der Lage, QR-Ausgangsrechnungen zu drucken
  • die Software ist in der Lage, QR-Eingangsrechnungen zu verarbeiten
  • Offene Forderungen können via Filetransfer aus Ihrer Zahlungssoftware respektive aus Ihrem eBanking abgeglichen werden
  • Fakturierung mit QR-Rechnungen ist möglich
  • die Software kann mit Gutschriften aus QR-Rechnungen umgehen Sofern Ihre aktuelle Finanzsoftware diese Anforderungen nicht erfüllt, kann ein Update oder der Wechsel des Software-Anbieters notwendig werden. Im nächsten Schritt sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Hardware auf dem neusten Stand (z. B. Lesegeräte, Drucker) ist. Stellen Sie dabei fest, ob Ihre Scanningsoftware, Ihr Belegleser oder Ihre App in der Lage ist, einen Swiss QR-Code zu lesen.

Bezahlvorgang – Wie funktioniert die Bezahlung von QR-Code-Rechnungen

Wie kann eine QR-Rechnung bezahlt werden? Die zur Verfügung stehenden Zahlungsmöglichkeiten bleiben gleich. Der QR-Code nimmt Nutzern lediglich die Eingabe von Zahlungsinformationen wie Konto- und Referenznummern ab. Dies beschleunigt den Zahlungsprozess erheblich. Die folgenden Varianten stehen zur Begleichung einer QR-Code-Rechnung zur Verfügung:

  • E-Banking – Zur Bezahlung wird das E-Banking-Portal geöffnet, der QR-Code mit der Computerkamera eingescannt und die Zahlung durch einen Klick ausgelöst.
  • Mobile Banking – Die Rechnung wird bezahlt, indem die Mobile-Banking-App am Smartphone geöffnet, der QR-Code mit der enthaltenen QR-Reader-Funktion von der Handykamera gelesen und die Zahlung durch einen Fingertipp ausgelöst wird.
  • Post–Ident - zum bisherigen Einzahlungsschein kann auch hierbei der Postschalter und Einzahlautomat sowie ein Zahlungsauftrag im Couvert zur Bezahlung einer QR-Rechnung genutzt werden.

Obgleich diese Technologie zuverlässig ist, sollten die Informationen, die aus dem QR-Code gelesen werden, stets mit den schriftlichen Informationen auf der QR-Rechnung abgeglichen werden.

QR-Rechnung erstellen – darauf ist zu achten!

Physisch

Grundsätzlich ist die Idee hinter der QR-Rechnung, dass Zahlungsverkehr digital stattfindet. Wird die QR-Code Rechnung aber dennoch gedruckt, muss darauf geachtet werden, dass der Zahlteil augenscheinlich vom Rest der Rechnung getrennt werden kann. Für die Umsetzung dieser Anforderung gibt es drei Möglichkeiten.

  1. ein perforierter Zahlteil
  2. eine Linie mit einem Scherensymbol
  3. eine Linie, die außerhalb des Zahlteils mit dem Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» versehen ist Nähere Informationen zum Druck von QR-Rechnungen finden sich in den Implementation Guidelines. Druckereien, welche entsprechende Material zur Verfügung stellen, wurden vom Schweizer Finanzplan in einer Liste gesammelt.

Rechtlich

  • Bei eigenständigem Druck unterliegen Sie keiner Verpflichtung, den Zahlteil durch ein Finanzinstitut überprüfen oder abnehmen zu lassen. Eine Prüfung des Zahlteils auf Korrektheit ist nur dann vorgesehen, wenn der Rechnungssteller oder das Finanzinstitut dies gezielt verlangt.
  • Rechnungssteller und Softwarehersteller haben zwei Möglichkeiten zur Selbstkontrolle. Zum einen gibt es das im Style Guide enthaltene Rasterblatt und zum anderen Validierungsplattformen. Das Rasterblatt gibt genaue Auskunft darüber, an welcher Stelle Informationen im Rahmen der QR-Rechnung angebracht werden müssen.
  • Mangelhaft gedruckte Swiss QR-Code-Rechnungen können beim Zahlungsprozess zu Störungen führen und somit zurückgewiesen werden.

Inhaltlich

Der Zahlungszweck ist neu unter der Terminologie „Zusätzliche Informationen“ zu finden. Sofern QR-Rechnungen nicht eigenständig gedruckt werden, besteht bei gewissen Finanzinstituten die Möglichkeit, vorbedruckte Zahlteile mit oder ohne Zahlungsreferenz zu bestellen. Sofern nicht aufgedruckt, dürfen Name und Adresse des Zahlungspflichtigen ebenso wie der zu bezahlende Betrag handschriftlich ergänzt werden. Die Ergänzungen sind in farblosen Feldern mit Eckmarken anzubringen. Abgesehen von diesen Ausnahmen, sind keine handschriftlichen Ergänzungen gestattet.

FAQ

Einfach bezahlen mit QR-Rechnung. (foto by unsplash.com)

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