Das Wichtigste im Überblick
- Ein Treuhänderwechsel ist zum Geschäftsjahresende oft einfacher, kann bei klarer Abgrenzung der Verantwortlichkeiten aber auch unterjährig erfolgen.
- Klären Sie vor der Kündigung den neuen Treuhänder, den Leistungsumfang, offene Arbeiten und den Übergabestichtag.
- Ein Treuhandmandat kann nach Schweizer Auftragsrecht grundsätzlich jederzeit beendet werden; bei einer Kündigung «zur Unzeit» kann jedoch eine Schadenersatzpflicht entstehen.
- Für die Übergabe benötigt der neue Treuhänder die relevanten Buchhaltungs-, Steuer-, MWST- und Payroll-Unterlagen sowie Informationen zu offenen Pendenzen.
- Prüfen Sie nach dem Wechsel, ob Unterlagen, Verantwortlichkeiten, Vollmachten und Zugänge vollständig übergeben beziehungsweise neu geregelt wurden.
Welche Gründe sprechen für einen Treuhänderwechsel?
Ein Treuhänderwechsel kann sinnvoll sein, wenn fachliche Qualität, Kommunikation, Prozesse oder Leistungsumfang dauerhaft nicht mehr zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Entscheidend sind weniger einzelne Unstimmigkeiten als wiederkehrende Probleme oder eine Treuhandlösung, die mit der Entwicklung des Unternehmens nicht mehr Schritt hält.
Typische Wechselgründe reichen von wiederkehrenden Fehlern und fehlendem Spezialwissen bis zu schlechter Erreichbarkeit, mangelnder Transparenz oder unzureichenden digitalen Prozessen. Auch Wachstum, Internationalisierung oder höhere Anforderungen an Reporting und Finanzsteuerung können dazu führen, dass ein bisher passender Treuhänder nicht mehr die richtige Unterstützung bietet.
| Bereich | Typische Wechselgründe |
| Fachliche Qualität | Wiederkehrende Fehler, fehlendes Spezialwissen, wenig vorausschauende Beratung |
| Zusammenarbeit | Lange Reaktionszeiten, unklare Zuständigkeiten, mangelnde Transparenz |
| Kosten und Leistung | Schwer nachvollziehbare Rechnungen oder ein nicht mehr passendes Kosten-Leistungs-Verhältnis |
| Prozesse | Manuelle Abläufe, Medienbrüche, eingeschränkter Zugriff auf aktuelle Finanzdaten |
| Unternehmensentwicklung | Fehlende Skalierbarkeit bei Wachstum oder steigender Komplexität |
Für CFOs und Geschäftsleitungen ist deshalb eine nüchterne Bestandsaufnahme sinnvoll: Wo entstehen wiederholt Probleme und welche Anforderungen muss die Treuhandlösung künftig erfüllen? Daraus lässt sich ableiten, ob sich die bestehende Zusammenarbeit verbessern lässt oder ein Wechsel geprüft werden sollte.
Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Treuhänderwechsel?
Der Beginn eines neuen Geschäftsjahres ist häufig ein günstiger Zeitpunkt für einen Treuhänderwechsel, weil sich Buchungsperioden und Verantwortlichkeiten klar voneinander abgrenzen lassen. Zwingend ist dieser Zeitpunkt jedoch nicht: Ein Wechsel kann auch während des laufenden Geschäftsjahres erfolgen, wenn die Übergabe sauber geplant wird.
Beim Wechsel zum Geschäftsjahresende kann der bisherige Treuhänder beispielsweise den laufenden Jahresabschluss fertigstellen und der neue Treuhänder mit der Eröffnungsbilanz übernehmen. Ein unterjähriger Wechsel kann dagegen sinnvoll sein, wenn fachliche oder organisatorische Gründe gegen ein Abwarten sprechen.
Was ist bei einem unterjährigen Treuhänderwechsel zu beachten?
Bei einem Wechsel während des Geschäftsjahres muss klar festgelegt werden, welche Perioden der bisherige Treuhänder abschliesst und ab welchem Stichtag der neue Treuhänder übernimmt. Ohne diese Abgrenzung können Doppelarbeiten, Abstimmungsbedarf oder Lücken bei laufenden Aufgaben entstehen.
Besonders zu berücksichtigen sind laufende Buchungsperioden, MWST-Abrechnungen und bereits begonnene Abschlussarbeiten. Der konkrete Wechseltermin sollte deshalb nicht isoliert nach dem Kalender gewählt werden, sondern anhand der tatsächlichen Finanz- und Abrechnungsprozesse des Unternehmens.
Was sollten Sie vor dem Treuhänderwechsel beachten?
Vor dem Treuhänderwechsel sollten der neue Treuhänder, der Leistungsumfang, der Übergabestichtag und die Zuständigkeiten geklärt sein. Prüfen Sie zudem den bestehenden Mandatsvertrag und laufende Fristen, bevor Sie die Kündigung aussprechen.
Eine kurze Bestandsaufnahme schafft dafür die nötige Grundlage: Welche Leistungen übernimmt der bisherige Treuhänder? Welche Aufgaben sollen künftig intern bleiben? Und welche Leistungen soll der neue Treuhänder zusätzlich übernehmen – beispielsweise Buchhaltung, Steuern, Mehrwertsteuer (MWST), Payroll oder Reporting?
Erfassen Sie zudem frühzeitig, welche Arbeiten beim bisherigen Treuhänder noch offen sind. So lässt sich bereits vor der Kündigung festlegen, welche Aufgaben noch abgeschlossen und welche an den neuen Treuhänder übergeben werden.
Tipp: Bestimmen Sie intern eine verantwortliche Person für den Treuhänderwechsel. Sie bündelt Rückfragen, koordiniert benötigte Unterlagen und stellt sicher, dass Entscheidungen zwischen Geschäftsleitung, internem Finanzteam und neuem Treuhänder nicht an mehreren Stellen parallel getroffen werden.
Wie wählen Sie den passenden neuen Treuhänder aus?
Ein neuer Treuhänder sollte nicht nur fachlich überzeugen, sondern zu den Prozessen und zur Entwicklung Ihres Unternehmens passen. Relevant sind insbesondere Fachkompetenz, Erreichbarkeit, klare Zuständigkeiten, digitale Zusammenarbeit und die Fähigkeit, auch bei steigender Komplexität zuverlässig zu unterstützen.
Für die Auswahl können Sie insbesondere folgende Punkte vergleichen:
- Welche Leistungen und Fachgebiete werden abgedeckt?
- Wer ist Ihre feste Ansprechperson?
- Wie funktionieren Buchhaltung, Datenaustausch und Freigaben?
- Welche Auswertungen und Reportings stehen Ihnen zur Verfügung?
- Kann der Treuhänder zusätzliche Anforderungen bei Wachstum oder Internationalisierung abdecken?
- Wie transparent sind Leistungsumfang und Honorarmodell?
Wenn Sie einen Wechsel zu Auditrium prüfen, klären wir gemeinsam, welche Treuhandleistungen Sie künftig benötigen und wie Ihr Mandat strukturiert übernommen werden kann. Dazu stimmen wir Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten und den geeigneten Übergabestichtag mit Ihnen ab.
Wie kündigen Sie Ihrem bisherigen Treuhänder?
Ein Treuhandmandat kann nach Schweizer Auftragsrecht grundsätzlich jederzeit widerrufen oder gekündigt werden. Erfolgt die Beendigung jedoch «zur Unzeit», kann die kündigende Partei zum Ersatz des dadurch verursachten Schadens verpflichtet sein. Das ergibt sich aus Art. 404 des Obligationenrechts (OR).
Prüfen Sie vor der Kündigung den bestehenden Mandatsvertrag und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Darin können organisatorische Vorgaben zur Kündigung, Abrechnung oder Übergabe geregelt sein, die für die praktische Abwicklung des Wechsels relevant sind.
Aus praktischer Sicht empfiehlt sich eine schriftliche Kündigung, in der das Ende des Mandats beziehungsweise der vereinbarte Übergabetermin eindeutig festgehalten wird.
Mit der Kündigung ist der Wechsel allerdings noch nicht abgeschlossen. Anschliessend folgt die eigentliche Mandatsübergabe an den neuen Treuhänder.
Wie läuft der Wechsel zum neuen Treuhänder ab?
Ein Treuhänderwechsel sollte als koordinierte Mandatsübergabe organisiert werden. Zum vereinbarten Übergabestichtag muss klar sein, welche Arbeiten der bisherige Treuhänder noch abschliesst und ab wann der neue Treuhänder die vereinbarten Aufgaben übernimmt.
Eine aktuelle Pendenzenliste schafft dafür Transparenz. Sie zeigt beispielsweise, welche Abschlüsse, Steuerdeklarationen, Mehrwertsteuer (MWST)-Abrechnungen oder Payroll-Arbeiten noch offen sind und wer für deren Erledigung verantwortlich ist.
Welche Unterlagen benötigt der neue Treuhänder beim Wechsel?
Der neue Treuhänder benötigt alle Unterlagen, Daten und Informationen, die für die lückenlose Weiterführung des Mandats relevant sind. Welche Dokumente konkret erforderlich sind, hängt vom bisherigen Leistungsumfang und davon ab, welche Aufgaben der neue Treuhänder übernimmt.
Typischerweise gehören dazu:
- Buchhaltung: Jahresabschlüsse, Saldenbilanzen, Buchungsjournale sowie offene Debitoren und Kreditoren
- Steuern und MWST: bisherige Deklarationen, Veranlagungen, MWST-Abrechnungen sowie Unterlagen zu laufenden Verfahren
- Payroll und Sozialversicherungen: relevante Lohnunterlagen und Informationen zu laufenden Abrechnungen und Versicherungen
- Pendenzen: offene Aufgaben, laufende Verfahren und wichtige Einreichungs- oder Zahlungsfristen
- Unternehmensunterlagen: für das Mandat relevante Verträge und weitere Stammdokumente
Was passiert beim Treuhänderwechsel mit Vollmachten und Zugängen?
Vollmachten und digitale Zugänge müssen beim Treuhänderwechsel ebenfalls neu geregelt werden. Der neue Treuhänder benötigt die für sein Mandat erforderlichen Berechtigungen, während nicht mehr benötigte Vollmachten und Zugriffsrechte des bisherigen Treuhänders kontrolliert aufgehoben werden sollten.
Dazu können Vollmachten gegenüber Steuerbehörden und Sozialversicherungen sowie Benutzerrechte für Buchhaltungs-, Payroll- und weitere Finanzsysteme gehören. Wichtig ist, die Umstellung mit dem Übergabestichtag zu koordinieren, damit notwendige Zugänge nicht zu früh entzogen werden und gleichzeitig keine veralteten Berechtigungen bestehen bleiben.
Was sollten Sie nach dem Treuhänderwechsel prüfen?
Nach dem Treuhänderwechsel sollten Sie gemeinsam mit dem neuen Treuhänder prüfen, ob die Mandatsübergabe vollständig abgeschlossen ist. Entscheidend ist, dass keine Informationslücken oder ungeklärten Verantwortlichkeiten bestehen und das neue Mandat operativ weitergeführt werden kann.
Danach richtet sich der Blick auf die laufende Zusammenarbeit: Ansprechpartner, Zuständigkeiten sowie Abläufe für Belege, Freigaben und Reportings sollten verbindlich festgelegt sein. So wird aus einer abgeschlossenen Mandatsübergabe ein funktionierendes neues Treuhandverhältnis.
“Eine saubere Mandatsübergabe endet nicht mit dem Datentransfer. Entscheidend ist, dass Pendenzen und Verantwortlichkeiten geklärt sind und die neue Zusammenarbeit ab dem ersten Tag funktioniert.“ - Leif Roth, Finanzexperte
Sie möchten Ihren bisherigen Treuhänder wechseln? Auditrium übernimmt Ihr Treuhandmandat und sorgt für einen strukturierten Übergang in die neue Zusammenarbeit. Sprechen Sie mit uns über Ihre aktuelle Situation und die Anforderungen an Ihre künftige Treuhandlösung.
