Lo más importante en resumen
- Un cambio de fiduciario suele ser más sencillo al cierre del ejercicio, pero también puede realizarse durante el año si las responsabilidades están claramente delimitadas.
- Antes de la rescisión, aclare el nuevo fiduciario, el alcance de los servicios, los trabajos pendientes y la fecha de traspaso.
- Un mandato fiduciario puede darse por terminado en principio en cualquier momento conforme al derecho suizo de mandato; sin embargo, en caso de rescisión «en momento inoportuno» puede surgir una obligación de indemnizar daños y perjuicios.
- Para el traspaso, el nuevo fiduciario necesita la documentación relevante de contabilidad, impuestos, IVA y nóminas, así como información sobre asuntos pendientes.
- Después del cambio, verifique si la documentación, las responsabilidades, los poderes y los accesos se han traspasado íntegramente o se han regulado de nuevo.
¿Qué motivos justifican un cambio de fiduciario?
Un cambio de fiduciario puede ser razonable cuando la calidad técnica, la comunicación, los procesos o el alcance de las prestaciones dejan de ajustarse de forma duradera a las necesidades de su empresa. Son menos determinantes las discrepancias puntuales que los problemas recurrentes o una solución fiduciaria que ya no acompaña la evolución de la empresa.
Los motivos habituales para un cambio van desde errores recurrentes y falta de conocimientos especializados hasta una mala accesibilidad, falta de transparencia o procesos digitales insuficientes. El crecimiento, la internacionalización o mayores exigencias en reporting y gestión financiera también pueden hacer que un fiduciario hasta ahora adecuado deje de ofrecer el apoyo necesario.
| Área | Motivos típicos de cambio |
| Calidad técnica | Errores recurrentes, falta de conocimientos especializados, asesoramiento poco proactivo |
| Colaboración | Largos tiempos de respuesta, responsabilidades poco claras, falta de transparencia |
| Costes y prestaciones | Facturas difíciles de comprender o una relación coste-prestación que ya no encaja |
| Procesos | Flujos manuales, rupturas de medios, acceso limitado a datos financieros actualizados |
| Evolución de la empresa | Falta de escalabilidad ante el crecimiento o el aumento de la complejidad |
Para CFO y direcciones generales resulta por tanto útil un análisis objetivo de la situación: ¿Dónde surgen problemas de forma repetida y qué requisitos debe cumplir la solución fiduciaria en el futuro? De ahí se puede derivar si es posible mejorar la colaboración existente o si conviene considerar un cambio.
¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de fiduciario?
El inicio de un nuevo ejercicio suele ser un momento propicio para un cambio de fiduciario, ya que los períodos contables y las responsabilidades pueden delimitarse claramente. Sin embargo, este momento no es obligatorio: el cambio también puede realizarse durante el ejercicio, siempre que el traspaso se planifique cuidadosamente.
En el caso de un cambio al cierre del ejercicio, por ejemplo, el fiduciario anterior puede finalizar las cuentas anuales en curso y el nuevo fiduciario empezar con el balance de apertura. Un cambio durante el ejercicio puede ser razonable si existen motivos técnicos u organizativos que desaconsejen esperar.
¿Qué debe tenerse en cuenta en un cambio de fiduciario durante el ejercicio?
En un cambio durante el ejercicio debe definirse claramente qué períodos cierra el fiduciario anterior y a partir de qué fecha de referencia asume el nuevo fiduciario. Sin esta delimitación pueden surgir trabajos duplicados, necesidades de conciliación o lagunas en tareas en curso.
Se deben considerar especialmente los períodos contables en curso, las liquidaciones de IVA y los trabajos de cierre ya iniciados. Por ello, la fecha concreta del cambio no debe elegirse aisladamente en función del calendario, sino basándose en los procesos financieros y de liquidación reales de la empresa.
¿Qué debe tener en cuenta antes de cambiar de fiduciario?
Antes del cambio de fiduciario, deben estar claros el nuevo fiduciario, el alcance de los servicios, la fecha de traspaso y las responsabilidades. Revise además el contrato de mandato existente y los plazos vigentes antes de presentar la rescisión.
Un breve análisis de la situación proporciona la base necesaria: ¿Qué prestaciones ofrece el fiduciario actual? ¿Qué tareas deben seguir realizándose internamente? ¿Y qué servicios adicionales debe asumir el nuevo fiduciario, por ejemplo, contabilidad, impuestos, impuesto sobre el valor añadido (IVA), nóminas o reporting?
Registre también con antelación qué trabajos siguen pendientes con el fiduciario actual. De este modo, antes de la rescisión puede definirse qué tareas deben completarse todavía y cuáles se traspasarán al nuevo fiduciario.
Consejo: Designe internamente a una persona responsable del cambio de fiduciario. Centraliza las consultas, coordina la documentación necesaria y se asegura de que las decisiones entre la dirección, el equipo financiero interno y el nuevo fiduciario no se tomen en paralelo en varios puntos.
¿Cómo elegir al nuevo fiduciario adecuado?
Un nuevo fiduciario no solo debe convencer a nivel técnico, sino también adaptarse a los procesos y a la evolución de su empresa. Son especialmente relevantes la competencia técnica, la accesibilidad, las responsabilidades claras, la colaboración digital y la capacidad de apoyar de forma fiable incluso cuando aumenta la complejidad.
Para la selección puede comparar en particular los siguientes aspectos:
- ¿Qué prestaciones y áreas de especialización se cubren?
- ¿Quién es su persona de contacto fija?
- ¿Cómo funcionan la contabilidad, el intercambio de datos y las autorizaciones?
- ¿Qué evaluaciones e informes (reportings) tiene a su disposición?
- ¿Puede el fiduciario cubrir requisitos adicionales en caso de crecimiento o internacionalización?
- ¿Con qué transparencia se presentan el alcance de las prestaciones y el modelo de honorarios?
Si se plantea un cambio a Auditrium, aclaramos conjuntamente qué servicios fiduciarios necesitará en el futuro y cómo puede asumirse estructuradamente su mandato. Para ello, acordamos con usted el alcance de los servicios, las responsabilidades y la fecha de traspaso adecuada.
¿Cómo rescindir el contrato con su fiduciario actual?
Un mandato fiduciario puede revocarse o rescindirse en principio en cualquier momento conforme al derecho suizo de mandato. No obstante, si la extinción se produce «en momento inoportuno», la parte que rescinde puede estar obligada a indemnizar los daños causados. Esto se desprende del artículo 404 del Código de Obligaciones (CO).
Antes de la rescisión, revise el contrato de mandato existente y las condiciones generales (CG). En ellos pueden figurar disposiciones organizativas relativas a la rescisión, la facturación o el traspaso que resulten relevantes para la ejecución práctica del cambio.
Desde un punto de vista práctico, se recomienda una rescisión por escrito en la que se fije de forma inequívoca el fin del mandato o la fecha de traspaso acordada.
Con la rescisión, el cambio aún no ha concluido. A continuación tiene lugar el verdadero traspaso del mandato al nuevo fiduciario.
¿Cómo se desarrolla el cambio al nuevo fiduciario?
Un cambio de fiduciario debe organizarse como un traspaso coordinado del mandato. En la fecha de traspaso acordada debe quedar claro qué trabajos finalizará todavía el fiduciario anterior y a partir de cuándo asumirá el nuevo fiduciario las tareas acordadas.
Una lista actualizada de asuntos pendientes aporta transparencia. Muestra, por ejemplo, qué cierres, declaraciones de impuestos, liquidaciones de impuesto sobre el valor añadido (IVA) o trabajos de nóminas siguen abiertos y quién es responsable de su ejecución.
¿Qué documentación necesita el nuevo fiduciario en el cambio?
El nuevo fiduciario necesita toda la documentación, datos e información relevantes para la continuidad sin fisuras del mandato. La documentación concreta necesaria depende del alcance de las prestaciones anteriores y de las tareas que asuma el nuevo fiduciario.
Normalmente, incluyen:
- Contabilidad: cuentas anuales, balances de saldos, diarios contables, así como deudores y acreedores abiertos
- Impuestos e IVA: declaraciones anteriores, liquidaciones, liquidaciones de IVA y documentación relativa a procedimientos en curso
- Nóminas y seguros sociales: documentación salarial relevante e información sobre liquidaciones y seguros en curso
- Asuntos pendientes: tareas abiertas, procedimientos en curso y plazos importantes de presentación o pago
- Documentación empresarial: contratos relevantes para el mandato y otros documentos básicos
¿Qué ocurre con los poderes y los accesos cuando se cambia de fiduciario?
Los poderes y los accesos digitales también deben redefinirse cuando se cambia de fiduciario. El nuevo fiduciario necesita las autorizaciones necesarias para su mandato, mientras que los poderes y derechos de acceso del fiduciario anterior que ya no sean necesarios deben revocarse de forma controlada.
Entre ellos pueden figurar poderes frente a las autoridades fiscales y los seguros sociales, así como derechos de usuario para los sistemas de contabilidad, nóminas y otros sistemas financieros. Es importante coordinar el cambio con la fecha de traspaso, de modo que los accesos necesarios no se retiren demasiado pronto y, al mismo tiempo, no queden vigentes autorizaciones obsoletas.
¿Qué debe comprobar después de cambiar de fiduciario?
Tras el cambio de fiduciario, debe comprobar junto con el nuevo fiduciario si el traspaso del mandato se ha completado en su totalidad. Es crucial que no existan lagunas de información ni responsabilidades sin aclarar y que el nuevo mandato pueda proseguir operativamente.
Después, la atención se centra en la colaboración en curso: los interlocutores, las responsabilidades y los procesos relativos a justificantes, autorizaciones e informes deben definirse de forma vinculante. Así, de un traspaso de mandato concluido surge una nueva relación fiduciaria funcional.
“Un traspaso de mandato limpio no termina con la transferencia de datos. Lo decisivo es que los asuntos pendientes y las responsabilidades estén aclarados y que la nueva colaboración funcione desde el primer día.“ - Leif Roth, experto financiero
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