Die Gründung eines Unternehmens birgt zumeist auch bei relativ unkomplizierten Rechtsformen einen erheblichen bürokratischen Aufwand. Eine Aufgabe, die sich auf der Agenda vieler Gründerinnen und Gründern findet, ist die Eintragung ins Handelsregister. Das Handelsregister wird definiert, als Datenbank, die relevante Angaben zu allen „nach kaufmännischer Art“ geführten Unternehmen enthält. Somit sorgt es für Transparenz und öffentliche Einsehbarkeit der rechtlichen Verhältnisse von Unternehmen.
Handelsregisteramt in der Schweiz
In der Schweiz wird das Handelsregister dezentral organisiert. Somit gibt es 26 Handelsregisterämter, die sich auf die unterschiedlichen Kantone verteilen. Schweizweit Auskunft zu den einzelnen Handelsregisterämtern gibt der Zentrale Firmenindex Zefix des Bundes. Personen können sich zu einem bestimmten Unternehmen informieren, indem sie einen gebührenpflichtigen Registerauszug anfordern. Auszüge können online über das Zefix Portal gefordert werden.
Für welche Rechtsformen ist die Eintragung verpflichtend?
Eine Eintragung ist für die folgenden Rechtsformen verpflichtend:
- Kollektiv- und Kommanditgesellschaften
- Aktiengesellschaften (AG)
- Kommanditaktiengesellschaften
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Genossenschaften
- Vereine (die kaufmännisch geführt werden)
- Stiftungen (ausgeschlossen Familien- und kirchliche Stiftungen)
- Zweigniederlassungen Schweizer und ausländischer Unternehmen
- Einzelunternehmen ab einem Jahresumsatz von CHF 100‘000
Auch wenn ein Unternehmen nicht verpflichtet wird, sich ins Handelsregister einzutragen, können die Vorteile, die dies mit sich bringt, trotzdem für diesen Schritt sprechen.
Vor- und Nachteile einer Eintragung
Der Eintrag ins Handelsregister bietet sowohl Vor- als auch Nachteile. Zu den Nachteilen zählen:
- Kosten für die Eintragung bzw. Änderungen – Jede Änderung birgt Kosten, wobei Änderungen wie zum Beispiel ein neuer Firmensitz oder eine neue Inhaberin gemeldet werden müssen.
- Formulierung des Zwecks des Unternehmens – Diese nicht immer triviale Aufgabe entfällt ohne die Eintragung ins Handelsregister.
- Verpflichtende Betreibung auf Konkurs – Im Konkursfall verwendet das Betreibungsamt sämtliche Vermögenswerte der Firma, um Schulden zu begleichen, unabhängig von deren Höhe. Dies bedeutet eine Totalliquidation des Unternehmens.
Im Vergleich zu den Vorteilen erscheinen die Nachteile jedoch tendenziell vernachlässigbar. Vorteile des Handelsregisters sind:
- Informationsbereitstellung & Vertrauenswürdigkeit - Durch das Handelsregister werden der Öffentlichkeit in erster Linie Informationen zu einem Unternehmen zur Verfügung gestellt. Stakeholder wie Geschäftspartner und Kunden haben so die Möglichkeit, sich über Adresse, Zeichnungsberechtigung & Co. zu informieren. Dies sorgt nicht nur für eine bessere Auffindbarkeit, sondern schafft auch Vertrauen, da Informationen aus einer staatlichen Quelle bezogen werden können. Zudem wird so auch die Kreditwürdigkeit des Unternehmens erhöht, da Gläubiger im Falle eines Konkurses besser geschützt sind.
- Schutz der Firmenbezeichnung - Mit einer Eintragung ins Handelsregister ist der Name eines Unternehmens beziehungsweise die Firmenbezeichnung geschützt. Dieser Schutz begrenzt sich für Einzelunternehmen und Kollektiv- & Kommanditgesellschaften mit Personennamen auf die Gemeinde des Firmensitzes. Für AGs und GmbHs gilt der Schutz für die gesamte Schweiz.
- Reduktion administrativer Aufgaben - Auch der administrative Aufwand sinkt beziehungsweise wird vereinfacht durch eine Eintragung ins Handelsregister. Mietverträge können durch die Eintragung zum Beispiel über ein Unternehmen abgeschlossen werden. Des Weiteren meldet das Handelsregister eine Eintragung automatisch an die AHV und das Steueramt, wodurch dahin gehende Verbindlichkeiten automatisch richtig erfasst und berechnet werden.
Ablauf & Inhalte des Handelsregistereintrags
Die Eintragung in das Handelsregister kann in vier Schritte untergliedert werden.
1. Anmeldung
Der erste Schritt ist die Einreichung aller relevanten Dokumente beim kantonalen Handelsregisteramt. Welche Belege dies genau betrifft, unterscheidet sich von Rechtsform zu Rechtsform. Beispiel dafür sind die Stampa-Erklärung und die „Lex Friedrich“-Erklärung. Zudem muss die Anmeldung von allen anmeldungspflichtigen Personen unterzeichnet werden. Diese Unterschriften müssen amtlich beglaubigt werden. Da sich diese Dokumente unterscheiden, ist es wichtig, dass sie vom entsprechenden Handelsregisteramt heruntergeladen werden.
2. Prüfung
Das Handelsregisteramt überprüft die Belege im Weiteren auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Authentizität (z. B. ob Unterschriften beglaubigt wurden, ob es sich um Originaldokumente handelt etc.).
3. Anpassung
Sofern Dokumente fehlen oder nicht den Vorgaben entsprechen, besteht in diesem Schritt die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen oder Belege nachzureichen.
4. Eintragung & Publikation
Entsprechen alle Angaben den Anforderungen der Handelsregisterverordnung (HRegV), wird das Unternehmen im kantonalen Handelsregister eingetragen. Bei genehmigtem Eintrag erteilt das eidgenössische Amt für das Handelsregister nach ein bis zwei Werktagen die Zustimmung und ordnet die Publikation im Schweizer Handelsamtsblatt (SHAB) an. Dies erfolgt in etwa eine Woche nach der Eintragung im kantonalen Register. Firmen sind nach der Eintragung zudem auch im Schweizerischen Regionenbuch eingetragen.
Inhalte des Handelsregistereintrags
Wie bereits erwähnt, unterscheiden sich einige Unterlagen aufgrund unterschiedlicher Rechtsformen, die folgenden Angaben sind jedoch in jedem Fall bei der Eintragung enthalten:
- Firmennamen
- Gründungsjahr
- Unternehmenssitz (die politische Gemeinde in der die Hauptverwaltung der Firma sesshaft ist)
- Unternehmenszweck
- Namen von Zeichnungsberechtigten, Geschäftsführern, Gesellschaftern und Verwaltungsräten
- Kapitalverhältnisse
- Revisionsstelle (obligatorisch)
Handelsregistereintrag Kosten
Wie die Inhalte variieren auch die Kosten des Handelsregistereintrags je nach Rechtsform. Die Grundgebühr für eine Eintragung sieht dabei per 1. Januar 2021 wie folgt aus:
- Einzelunternehmen (CHF 80.000)
- Kommandit-/ Kollektivgesellschaft (CHF 160.000)
- Stiftung (CHF 210.000)
- Genossenschaft (CHF 280.000)
- Verein (CHF 420.000)
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (CHF 420.000)
- Aktiengesellschaft (CHF 420.000)
Neben den Grundgebühren fallen bei der Eintragung ins Handelsregister auch noch Kosten für die Eintragung von Personenangaben sowie deren Funktion und Zeichnungsberechtigung an. Die Kosten der Eintragung einer Einzelfirma belaufen sich somit auf mindestens CHF 120.00. Die Publikationsplattform Fedlex stellt die Verordnung über die Gebühren für das Handelsregisters zur Verfügung und liefert somit Auskunft über die genauen Kosten.
Trittbrettfahrer im Handelsregister
Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen werden, erhalten im Anschluss häufig Anfragen von privaten Registern, die den Eintrag in weiteren Registern offerieren. Die beigelegten Rechnungen für diese Dienstleistungen imitieren zumeist jene der amtlichen Quellen. Eine solche Eintragung ist zumeist teuer und der versprochene Nutzen bleibt dank fragwürdiger Nutzer der privaten Firmenverzeichnisse aus. Das Staatssekretariat für Wirtschaft hat eine Liste der häufigsten Absender für Adressbuchschwindel gesammelt, welche dabei helfen kann, diesen zu entgehen.