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Home-Office Kosten in der Steuererklärung

2. März 2021

foto by unsplash.com

Bereits vor der Corona-Krise gab es einen Trend zu immer flexibleren Arbeitsmodellen, wobei immer mehr Arbeitnehmer teilweise im Home-Office arbeiten. Spätestens als der Bundesrat im Rahmen der Corona-Massnahmen das Arbeiten zuhause zuerst als Empfehlung und schliesslich als Pflicht verordnete, stellt sich für viele Arbeitnehmer die Frage, ob die Kosten für das private Arbeitszimmer, den Laptop oder das Internet steuerlich geltend gemacht werden können.

Einordnung im Steuergesetz

Der Begriff Home-Office wird im Steuergesetz nicht explizit erwähnt, die dabei entstandenen Kosten sind als Berufskosten (Art. 26 DBG bzw. Art. 9 StHG) einzuordnen. Auslagen für Berufswerkzeuge (inkl. EDV Hard-/Software) und ein privates Arbeitszimmer sind nach Berufskostenverordnung in den übrigen Berufskosten enthalten. Für die übrigen Berufskosten sieht das Gesetz eine Pauschale abhängig von der Höhe des Nettolohns vor. Steuerlich geltend gemacht werden können auf Bundesebene 3% des Nettolohns, mindestens CHF 2’000 und höchstens CHF 4’000 pro Jahr. Waren die effektiven Kosten höher als die Pauschale, kann man diese bei entsprechendem Nachweis steuerlich geltend machen. Beispielsweise können die Kosten für Laptop/Monitore/Internet ebenfalls als Abzug geltend gemacht werden, sofern diese selber bezahlt und nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurden. Eine Kombination von Pauschale und effektiven Kosten ist nicht möglich.

Abzug für Arbeitszimmer

Die Voraussetzungen für die Geltendmachung von Kosten für ein privates Arbeitszimmer sind jedoch gemäss Praxis sehr streng. Folgende Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt werden:

  • regelmässige Tätigkeit zuhause
  • wesentlicher Teil der beruflichen Arbeit wird zuhause errichtet
  • Arbeitgeber stellt kein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung
  • Ausscheidung eines Raumes in der Wohnung, welcher tatsächlich und hauptsächlich als Arbeitsplatz genutzt wird

Im Rahmen der Home-Office-Empfehlung des Bundesrates liessen die Arbeitgeber ihre Angestellten, die Arbeiten im Home-Office zu verrichten. Entsprechend stand für eine gewisse Zeitdauer kein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung. In vielen Fällen kann davon ausgegangen werden, dass unter diesen Umständen ein wesentlicher Teil der Arbeit regelmässig von zu Hause ausgeübt wird. Sollten die Arbeitnehmer zusätzlich über ein separates Arbeitszimmer verfügen, sind die Kriterien zur Geltendmachung der Home-Office-Kosten erfüllt.

Berechnungsbeispiel für Abzug eines privaten Arbeitszimmers bei einer 5.5-Zimmerwohnung mit Bruttomietzins CHF 36’000 / Jahr.

Bruttomiete CHF 36’000 / 7.5 Zimmer (5.5-Zimmerwohnung + 2 Nebenräume) x 1 Arbeitszimmer = steuerlicher Abzug CHF 4’800. Bei Wohneigentum erfolgt die Berechnung aufgrund des entsprechenden Eigenmietwertes. Wird das Arbeitszimmer nicht ausschliesslich für berufliche Zwecke verwendet, so ist für die private Nutzung in der Regel ein angemessener Privatanteil zu berücksichtigen.

Bei der Berechnung des Abzugs für ein Arbeitszimmer kann es von Kanton zu Kanton Unterschiede geben. Allen Kantonen ist jedoch gemein, dass bei der Geltendmachung effektiver Home-Office-Kosten die Pauschale für übrige Berufskosten nicht gleichzeitig beansprucht werden kann. Zusätzlich kürzen die Steuerbehörden die Fahrtkosten zum Büro sowie die Verpflegungskosten bei Home-Office entsprechend.

Smart-Working-Places

Schwieriger wird die Beurteilung, wenn der Arbeitgeber zwar Arbeitsplätze zur Verfügung stellt, jedoch nicht für das gesamte Personal (Smart-Working-Konzepte). Im Urteil vom 31. Mai 2018 (BGer 2C_1033/2017) hat das Bundesgericht entschieden, dass wenn der Arbeitgeber für 80 Prozent des Personals einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, nicht ein erheblicher Teil der Arbeitsleistung im Home-Office erbracht wird und damit die Voraussetzungen für den Arbeitszimmerabzug steuerlich nicht gegeben sind.

Betriebsstättenrisiko

Wenn Mitarbeitende dauerhaft einen massgeblichen Anteil ihrer Arbeitszeit ausserhalb des Unternehmenssitzes im Home-Office verbringen, kann dieses je nach Konstellation zu einer festen Geschäftseinrichtung werden und steuerlich als eine Betriebsstätte des Unternehmens qualifiziert werden. Dies ist insbesondere der Fall, wenn aus dem Home-Office des Mitarbeitenden für das Unternehmen wesentliche Tätigkeiten ausgeübt oder massgebende Geschäftsentscheide gefällt werden.

Liegt steuerlich eine Betriebsstätte vor, wird der Arbeitgeber am Ort, wo sich das Homeoffice befindet, steuerpflichtig und muss für einen Anteil seines Unternehmensgewinnes dort anteilsmässig Steuern abführen.

Schreibt das Unternehmen dem Mitarbeiter nicht vor, dass er von zuhause aus arbeiten muss und übernimmt es keine Kosten für das Home-Office, fehlt es in aller Regel an der vorausgesetzten Verfügungsmacht des Arbeitgebers über das Home-Office. Entsprechend ist eine Betriebsstätte des Unternehmens am Ort des Home-Office zu verneinen. Dies gilt insbesondere auch dann, wenn dem Mitarbeiter ein fester Arbeitsplatz am Ort des Unternehmens zur Verfügung gestellt wird und der Mitarbeiter nur aus Bequemlichkeit zeitweise zu Hause arbeitet.

Soweit Unsicherheiten bestehen bleiben, empfiehlt sich in der Regel die Behandlung der spezifischen Situation durch die zuständigen Behörden in einem verbindlichen Vorbescheid (Ruling) bestätigen zu lassen.

Schliesslich sollten die Modalitäten regelmässiger Home-Office Tätigkeiten (maximaler Umfang, Entschädigung, Recht oder Pflicht für Home-Office Tätigkeit) im Arbeitsvertrag ausdrücklich geregelt werden.

Schlussfolgerung

Moderne Arbeitsplatzkonzepte und die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt werden dem Home-Office verstärkt Aufschwung verschaffen. Das Arbeiten von zuhause aus bringt jedoch einige steuerlicher Fragestellung mit sich – sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende. Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse der steuerlichen Themen sowie der konkreten Umsetzung.

Quelle: z.T. BDO, Artikel: Steuertipp Nr. 28 – Homeoffice und Steuern

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