Buchhaltungsprogramme – Wo liegen die Unterschiede & welchen Nutzen bringen sie

Die Buchhaltung dient der systematischen und chronologischen Erfassung aller Geschäftsvorfälle sowie Wertveränderungen. Diese betreffen neben Lohnzahlungen auch Vermögen und Verbindlichkeiten und werden innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums beachtet. Buchhaltung nimmt somit in erster Linie Zeit in Anspruch. Eine Buchhaltungssoftware kann dabei helfen, diesen Zeitbedarf zu reduzieren, sofern sie richtig eingesetzt wird. Dafür fasst die Software viele, der für die Buchhaltung notwendigen Prozesse, in einem Buchhaltungstool beziehungsweise in einem Programm zusammen. Damit macht die Software Buchhaltung nicht nur für Laien verständlich, sondern reduziert sie auch auf wenige Maus-Klicks. Die Buchhaltungssoftware ist keineswegs eine Erfindung der letzten Jahre. Nachdem der Computer 1941 in Umlauf gebracht wurde, entstand auch die Möglichkeit der elektronischen Datenerfassung. Die ersten Buchhaltungsprogramme, befanden sich zunächst auf Disketten und seit Anfang der 1990er Jahre auf CDs. Dank der Entwicklung des Internets fand zuletzt die Entwicklung in Richtung cloudbasierter Software statt.

Leistungen einer Buchhaltungssoftware

Welchen Nutzen liefert eine Buchhaltungssoftware? Ein entsprechendes Programm hilft dabei, die Buchhaltung rasch, effektiv und frei von Fehlern zu erledigen. Dadurch bietet sich sowohl für kleine & mittelständische, als auch für grosse Unternehmen ein Vorteil. Diese können ihre Buchhaltung weitgehend vorbereiten, ehe sie ihren Treuhänder mit der Weiterverarbeitung beauftragen. Somit können Kosten eingespart werden. Buchführungsprogramme unterscheiden sich grundsätzlich in ihrem Leistungsumfang. Welche Funktionen kann ein leistungsstarkes Buchhaltungsprogramm haben? Zu den wesentlichsten Leistungen, von denen KMUs profitieren, zählen die folgenden Punkte:

• Einfache- & Doppelte Buchführung
• Mehrwertsteuerabrechnungen
• Verwaltung offener Posten mit integriertem Mahnwesen
• Integriertes Online-Banking
• Schnittstellen zu vor- oder nachgelagerten Prozessen
• Jahresrechnung (Geschäftsbericht) mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang

Qualität statt Quantität

Es ist wichtig, dass geschultes Personal die Buchhaltungssoftware bedient. Ansonsten kann der Einsatz eines Buchhaltungsprogrammes sogar zu einer Erhöhung des Zeit- und Kostenaufwands führen. Besonders umfassende Programme können einem ungeschulten Auge komplex und schwer nachvollziehbar erscheinen, was bewirkt, dass die Arbeit damit mühsam ist. Daher gilt, Qualität vor Quantität, das optimale Buchhaltungsprogramm muss nicht alles können. Wichtiger ist, dass es die richtigen Aufgaben ausgezeichnet beherrscht und Ihr Personal gut eingeschult ist. Ein Buchhaltungsprogramm dient nicht dem Ersetzen des Treuhänders. Daher werden Treuhänder auch neben der Nutzung eines Buchhaltungsprogrammes eine wichtige Rolle spielen. Es ist somit essenziell, dass auch diese mit dem von Ihnen gewählten Programm vertraut sind. Hierbei ist es zum Beispiel ratsam, zunächst mit dem Treuhänder zu sprechen, um festzustellen, welches Tool für den eigenen Bedarf geeignet ist.

Arten der Buchhaltungsprogramme

Buchhaltung, ist sowohl für Kleinunternehmen als auch für Grosskonzerne ein Thema. Durch den Einsatz eines Buchführungsprogramms kann sowohl Selbstständigen als auch jedem Unternehmen enorm geholfen werden. Doch Buchhaltungssoftware ist nicht gleich Buchhaltungssoftware. Buchhaltungsprogramme können dabei anhand einer Reihe von Punkten grundsätzlich unterschieden werden.

Online- vs. Offlinebuchhaltung

Buchführungsprogramme treten sowohl in Form von Online-, als auch als Offlinelösungen auf. Welche Variante sich besser eignet, hängt vom Nutzer und von dessen Ansprüchen ab.

Cloud-basiertes-Buchhaltungsprogramm

• Cloud-basierte-Buchhaltungsprogramme können jederzeit, von überall und mit diversen Endgeräten genutzt werden, sofern eine Internetverbindung besteht.
• Online-Buchhaltungssoftware aktualisiert sich automatisch. Somit bleiben nicht nur Funktionen immer auf dem Stand der Technik, sondern auch rechtliche Vorgaben werden stets erfüllt. Automatische Updates tragen zudem zum Schutz vor Cyberkriminalität bei, indem Sie etwaige Sicherheitslücken kontinuierlich schliessen.
• Daten werden in einer Cloud gespeichert, Sicherheitsvorkehrungen, wie manuelle Backups, sind somit grundsätzlich redundant.
• Cloud-basierte Buchhaltungsprogramme sind meist monatlich oder jährlich zu bezahlen, wobei der Betrag etwaige Kosten für Updates bereits inkludiert.

Offline-Buchhaltungsprogramm

• Offline-Buchhaltungssoftware kann mittels jener Endgeräte genutzt werden, auf welchen sie installiert ist.
• Aktualisierungen von Offline-Versionen sind meist mit einem Aufpreis verbunden und müssen daher manuell gestartet werden.
• Durch die Nutzung von Offlinelösungen bleiben Unternehmensdaten stets auf firmeninternen Geräten gespeichert. Der Nachteil daran ist, dass Back-ups erstellt werden müssen, um vor Datenverlust geschützt zu sein.
• Offline-Buchhaltungssoftware wird meist durch eine einmalige Anschaffungsgebühr erworben. Während die einmaligen Kosten beim Kauf oftmals hoch erscheinen, sind die Folgekosten, die bei Funktionserweiterungen durch beispielsweise Zusatzmodule und Updates anfallen, meist gering.

Einfache Fibu-Software oder Allround-Lösung

Buchhaltungsprogramme unterscheiden sich stark in Bezug auf den Umfang ihrer Funktionen. Während es Software gibt, die „lediglich“ die Finanzbuchhaltung unterstützt, gibt es auch Programme, mit denen ein deutlich breiteres Funktions-Spektrum abgedeckt werden kann. Neben Lösungen, die auf die Finanzbuchhaltung fokussiert sind, gibt es auch sogenannte Allrounder-Lösungen, die zum Beispiel auch Projektmanagement-Funktionen oder die Verwaltung der Lagerbestände inkludieren. In Bezug auf den Leistungsumfang unterscheiden sich auch Buchhaltungsprogramme, die auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung spezialisiert sind, also die sogenannte Milchbüchleinrechnung und jene, die für die doppelte Buchführung ausgelegt sind.
Wie bereits erwähnt, ist es wichtig den Leistungsumfang so zu wählen, dass er auch wirklich beherrschbar ist. Es ist nicht sinnvoll in ein Programm mit unzähligen Funktionen zu investieren, wenn diese zum einen nicht benötigt werden und zum anderen nicht verständlich sind. Hierbei gilt: Weniger ist mehr!

Gratisprogramm oder kostenpflichtige Version

Freeware birgt als schlagendes Auswahlargument häufig die Kostenlosigkeit sowie die einfache Bedienbarkeit. Während dies besonders für Gründer kurz nach dem Firmenstart und Kleinunternehmer einen Anreiz darstellt, sollte der übereilte Griff zur kostenlosen Buchhaltungssoftware anhand dieser drei Aspekte überdacht werden:

• Leistungsumfang – Freeware ist nicht zuletzt deshalb leicht zu bedienen, weil das Funktionsausmass überschaubar ist. So kommen die kostenfreien Buchhaltungsprogramme meist mit einer erheblichen Funktionseinschränkung im Vergleich zur bezahlten Software. Dabei können Programme häufig nur Grundoperationen ausführen, was die Zeit- und Kostenersparnis erheblich senkt. Denn somit müssen erneut externe Dienstleister für Aufgaben herangezogen oder weitere Programme erworben werden.
• Sicherheit – Da kein Kaufvertrag abgeschlossen wird, fehlt es an einer entsprechenden Vertragsbindung. Somit gibt es keine Sicherheiten, Regressansprüchen und kein Recht auf aktualisierte Versionen der Software.
• Wachstum – Besonders für Start-ups ist der Faktor Wachstum essenziell. Dabei sollte hinterfragt werden, ob die Software steigenden Anforderungen gerecht werden kann. Ist dem nicht so, wird ein eventuell aufwendiger Datentransfer notwendig.

Interne- und externe Anwendung einer Buchhaltungssoftware

Während Buchhaltungssoftware intern genutzt werden kann, bietet sich hierbei auch eine Outsourcing-Möglichkeit. Das Programm Bill Bucher , welches von Auditrium entwickelt wurde und für die Bearbeitung von Kundenaufträgen genutzt wird, stellt ein Beispiel diesbezüglich dar. Bill Bucher ist somit ein Buchhaltungsprogramm, welches vom Treuhänder für den Kunden genutzt wird. Dabei können Sie im Unternehmen Arbeitsstunden, die für die Vorbereitung der Buchhaltung verwendet werden würden, einsparen. Zudem müssen Mitarbeiter nicht in neue komplexe Programme eingeschult werden. Ihre Buchhaltung kann damit schneller und transparenter von Ihrem Treuhänder erledigt werden. Dies spart nicht nur Kosten, sondern ermöglicht es auch, dass der Fokus Ihrer Mitarbeiter wieder vollkommen auf Ihre Kernkompetenzen gerichtet werden kann.

Betriebssystem & Schnittstellen

Buchhaltungsprogramme sind häufig für das weit verbreitete Windows-Betriebssystem ausgelegt. Sofern es sich um Mac- oder Linux-Geräte handelt, sollte im Vorfeld sichergegangen werden, dass das Programm mit dem entsprechenden Betriebssystem kompatibel ist. Diese Limitationen gelten vorrangig für Offlinelösungen. Cloud-basierte-Buchhaltungssoftware ist meist so ausgelegt, dass lediglich ein Internetzugang notwendig ist. Dabei ist die Funktionsfähigkeit des Buchhaltungsprogrammes nicht an ein bestimmtes Betriebssystem gebunden. Sofern Sie planen, Ihr Buchhaltungsprogramm mit anderen Systemen beziehungsweise mit den Systemen anderer Institutionen, wie zum Beispiel Ihrem Treuhänder oder Ihrer Bank zu verbinden, benötigen Sie die entsprechenden Schnittstellen. E-Banking-Schnittstellen können Ihnen einen Überblick über bereits bezahlte und noch offene Rechnungen bieten und somit das Mahnwesen erleichtern. Für den Fall, dass Sie Ihrem Treuhänder Daten direkt aus dem Programm zukommen zu lassen wollen, kann eine CSV-Schnittstelle relevant sein. Diese können Ihnen die Kommunikation erheblich erleichtern und die Datenübertragung durch wenige Klicks ermöglichen.

Kosten einer Buchhaltungssoftware in der Schweiz?

Buchhaltungsprogramme unterscheiden sich, wie bereits erörtert, in einer Vielzahl an Aspekten. Dementsprechend weisen auch die Preismodelle, zu welchen diese erhältlich sind, grosse Unterschiede auf. Dabei wird in erster Linie unterschieden zwischen monatlich und einmalig abgerechneten Programmen. Preisliche Unterschiede ergeben sich primär durch den Leistungsumfang der Software. Doch auch die Anzahl der Benutzer, sowie der genutzten Module und die Grösse des Unternehmens haben einen Einfluss auf die Kosten der Software. Dabei reicht das Preisspektrum eines Buchhaltungsprogrammes in der Schweiz von einer kostenlosen Grundversion, über 5 CHF pro Monat für Basisfunktionen, 40 CHF pro Monat für Einsteigerversionen bis zu rund 400 CHF pro Monat für fortgeschrittenere Versionen. Buchhaltungsprogramme können, sofern Sie im betrieblichen Kontext angeschafft werden, steuerlich als Aufwand geltend gemacht werden.