Um den Stellenwert der Budgetierung beziehungsweise der Budgetplanung innerhalb eines Unternehmens zu verstehen, muss zunächst der Begriff Budget definiert werden. Was ist also ein Budget? Der Begriff Budget wird sowohl im Bereich der Betriebswirtschaftslehre als auch in der Finanzwissenschaft verwendet. Es existieren somit zwei Definitionen.
- Betriebswirtschaftslehre - Das Budget ist der Gesamtplan aller Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens.
- Finanzwissenschaft - Der Begriff Budget beschreibt die Prognose (= den Haushaltsplan) von öffentlichen Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres.
Vereinfacht betrachtet kann das Budget als der verfügbare Geldbetrag einer Organisation (staatlich, privat & wirtschaftlich) gesehen werden. Folglich wird unter Budgetierung der betriebswirtschaftliche Planungsprozess verstanden. Dabei werden für jegliche regelmäßig stattfinden Prozesse und Aktivitäten aller Unternehmensbereiche, Abteilungen oder Kostenstellen die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel zusammengetragen. In diesem Kontext haben wir bei Auditrium unser Dienstleistungsportfolio um CFO-Services erweitert, um Unternehmen bei ihrer stabilen Entwicklung zu unterstützen.
Dieser Planungsprozess findet für einen im Vorfeld definierten Zeitraum statt. Budgetplanungen können monatlich, im Quartal oder halbjährlich stattfinden. Budgetierung ist nicht gleich Budgetierung, es gibt eine Vielzahl an unterschiedlichen Formen der Budgetplanung. Die Budgetierung wird von nahezu jedem Unternehmensbereich beeinflusst, beziehungsweise nimmt auf jeden Bereich Einfluss.
Aufgaben der Budgetierung
Welche Aufgaben erfüllt die Budgetierung? Die Budgetierung dient der Planung der Unternehmensentwicklung. Als übergeordnete Planung hat sie die Aufgabe, einen Rahmen für weitere Planungsvorgänge beziehungsweise Einzelplanungen zu liefern. Durch die im Vorfeld festgelegte Soll- und Planwerte hilft sie dabei, einzelne Kostenstellen verantwortlich zu halten. Der Budgetplan kann auch die Aufgabe haben, Banken oder Kreditgebern eine Übersicht über die finanzielle Situation eines Unternehmens zu bieten. Dabei wird er von diesen unter den Begriffen „Liquiditätsplan“ oder „Finanzplan“ eingefordert.
Ziele der Budgetplanung
Leistungsmessung- und Bewertung
Im Rahmen der Budgetierung werden Sollvorgaben festgelegt, welche dem Ziel der Leistungsmessung und Erfolgskontrolle einzelner Abteilungen und Unternehmensbereiche dienen. Der laufende Vergleich zwischen Soll- & Ist-Werten ermöglicht das Erkennen von Abweichungen und somit ein frühzeitiges Gegensteuern. Damit kann der finanzielle Zustand des Unternehmens im Auge behalten werden.
Motivation von Mitarbeitern
Ein Budgetplan soll Mitarbeiter motivieren. Dies wird erreicht durch die Schaffung von klaren und einsehbaren Zielvorgaben. Damit können die Erwartungshaltung des Managements sowie die Ziele der Planungsperiode aufzeigt werden. Aus einem umfassenden Budgetplan können Zielvorgaben für jede Kostenstelle und somit jeden Mitarbeiter abgeleitet werden. Ein Budgetplan kann auf Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel motivierend wirken, indem er aufzeigt, wo Vertriebschancen liegen. In Bezug auf die Mitarbeitermotivation ist es wichtig, dass die Ziele der Budgetplanung realistisch sind.
Der richtige Zeitpunkt für das Aufstellen eines Budgetplans
Wann der Budgetplan erstellt werden sollte, ist abhängig von der Unternehmensgröße und der Branche. Für KMUs ist der Spätherbst eine geeignete Zeit zur Planung des Budgets. Denn zu diesem Zeitpunkt verfügt man bereits über eine gute Übersicht des zum Grossteil bereits abgeschlossenen Geschäftsjahres. Zudem handelt es sich häufig um eine ruhige Zeit im Geschäftsjahr.
Woher stammen die Zahlen für die Budgetplanung?
Bei der Erstellung des Budgetplans wird eine Herausforderung sehr schnell sichtbar – nämlich die Höhe des erforderlichen Budgets anzugeben. Diese basieren auf den geplanten Aktivitäten und den dadurch hervorgerufenen Kosten, wobei beide Faktoren flexibel sind. Sie müssen demnach geschätzt werden. Dabei wird für jede Aktivität geklärt, ob sie ausreicht, um ein Ziel zu erreichen und welche Kosten und Aufwendungen sie mit sich bringt. Für eine möglichst realitätsnahe Budgetierung stehen diverse Ansätze zur Verfügung:
Schätzungen
Um realistische Schätzungen aus den festgelegten Aufwänden ableiten zu können, greifen Unternehmen häufig auf eine der folgenden Methoden zurück:
- Eine messbare Kennzahl (z. B. Umsatz) des Unternehmens wird herangezogen und ein fester Anteil davon als Budgetvorgabe für die nächste Periode festgelegt.
- Ein Businessplan wird entworfen, in welchem Einflussfaktoren identifiziert und diverse Szenarien entworfen werden, auf Basis dieser Ergebnisse kann man anschliessend Budgets abschätzen.
Fortschreibung
Es besteht auch die Möglichkeit der Fortschreibung von Ist-Zahlen der Vorperiode. Dies können üblicherweise einfach ermittelt und um mögliche erwartete Veränderungen berichtigt werden. Berichtigungen können zum Beispiel grössere Anschaffungen (Kauf einer neuen Maschine, eines Fahrzeugs etc.) oder die Einführung eines neuen Produktes (Lizenzkosten, Marketingkosten etc.) betreffen.
Marktforschung und Businessplan
Sind die Werte der Vergangenheit nicht verlässlich, so besteht auch die Möglichkeit, im Rahmen der Absatz- und Umsatzplanung eine Marktstudie durchzuführen. Dabei werden Kundenmeinungen eingeholt, die Konkurrenz analysiert, Trends und deren Auswirkungen verfolgt und Annahmen getroffen.
Ziele und Visionen als Leitwerte
Abhängig von der Unternehmensstrategie kann es sinnvoll sein, im Rahmen der Budgetierung seine eigenen Ziele in den Mittelpunkt zu stellen. Dieses doch eher riskante Vorgehen wird häufig von Unternehmen mit Innovationsschwerpunkt verfolgt. Mittel, die zur Verwirklichung dieser Visionen notwendig sind, werden im sogenannten Innovationsbudget zusammengefasst. Dabei werden finanzielle Mittel häufig grosszügig angegeben. Das Ergebnis der Budgetierung beziehungsweise Budgetplanung ist ein schriftliches Dokument. Dieses kreiert einen Rahmen für die möglichen Kosten und Auszahlungen einer einzelnen Kostenstelle.
Woraus setzt sich die Budgetierung zusammen?
Das Budget baut sich aus unterschiedlichen Teilplänen auf. Diese dienen in der Regel der unternehmensweiten Erfolgsrechnung oder der Erstellung eines Finanzplans und der Planbilanz.
Absatzplan
Der Absatzplan ist der Ausgangspunkt betrieblicher Planung, mit dem häufig diverse andere Planungen verknüpft sind. Anhand dieses Plans wird später Material eingekauft und die Produktion ausgerichtet.
Investitionsplan
Im Investitionsplan wird festgelegt, wann welche Investition planmässig getätigt wird. Der Fokus liegt hierbei auf grösseren Investitionen. Auch Abschreibungseffekte werden im Sinne der strategischen Planung hierbei berücksichtigt.
Materialplan
Materialpläne sind vor allem für produzierende Betriebe relevant. Darin wird geregelt, wann welches Material eingekauft wird. Durch ordentliche Planung können hierbei Kosten reduziert werden (z. B. durch gebündelte Einkäufe).
Produktionsplan
Hierin wird festgelegt, wann wie viel hergestellt wird. Der Produktionsplan ist dabei eng verknüpft mit der Absatzplanung, Vertriebsplanung und Lagerplanung.
Vertriebsplan
Neben dem Absatzplan kann auch ein Vertriebsplan sinnvoll sein. Darin wird spezifiziert, welche neuen Produkte zu welchem Zeitpunkt auf den Markt kommen. Zudem werden darin auch der Vertriebsweg und die Zielgruppen beziehungsweise die relevanten Bestandskunden festgehalten.
Budgetplanung im Projektmanagement
Eine Budgetplanung ist nicht nur ganzheitlich für ein Unternehmen relevant, sondern nimmt auch bei der Planung von Projekten einen hohen Stellenwert ein. Im Projektmanagement hilft sie dabei, die finanziellen Ressourcen eines Projektes einzuschätzen. Die Zielsetzung des Budgetplans verändert sich im Laufe des Projektes. Vor dem Projektstart kann sie verwendet werden, um dem Auftraggeber ein klares Ziel zu präsentieren, notwendige Schritte zu definieren und Teilprojekte aufeinander abzustimmen. Im Verlauf des Projektes ermöglicht die Budgetplanung zusätzlich zu diesen Zielen auch die Fortschrittsmessung, die Leistungsbeurteilung und die Mitarbeitermotivation.