Was sind Kreditoren?

Offene Lieferantenrechnungen gehören zum Geschäftsalltag jedes Unternehmens. Doch wie diese Verbindlichkeiten erfasst, verarbeitet und zeitlich gesteuert werden, entscheidet massgeblich über Transparenz und Liquidität. Kreditoren sind deshalb nicht nur eine Buchhaltungsposition, sondern ein zentraler Bestandteil der finanziellen Steuerung.

Das Wichtigste im Überblick:

• Kreditoren sind Gläubiger – meist Lieferanten mit offenen Rechnungen.
• Sie erscheinen als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in der Bilanz.
• Eine strukturierte Kreditorenbuchhaltung ist Voraussetzung für Transparenz und Compliance.
• In vielen KMU werden Kreditoren verwaltet, aber nicht aktiv gesteuert.
• Fehlende Aktualität verhindert fundierte Liquiditätsentscheidungen.
• Strukturierte Prozesse und CFO-Services schaffen die Grundlage für aktive Liquiditätssteuerung.

Was sind Kreditoren im Rechnungswesen?

Kreditoren sind Lieferanten oder Geschäftspartner, gegenüber denen ein Unternehmen offene Rechnungen hat. Sie entstehen, wenn eine Leistung bezogen oder eine Ware geliefert wurde, der entsprechende Betrag jedoch noch nicht bezahlt ist. In der Bilanz werden sie als kurzfristige Verbindlichkeiten ausgewiesen.

Im Rechnungswesen bezeichnet der Begriff Kreditor einen externen Geschäftspartner, dem das Unternehmen Geld schuldet. Sobald eine Rechnung eingeht und noch nicht beglichen wurde, entsteht eine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen.

Typische Beispiele für Kreditoren sind:

• Lieferanten von Waren oder Rohmaterial
• IT- oder Beratungsdienstleister
• Vermieter von Geschäftsräumen
• Energie- und Telekommunikationsanbieter

Für CFOs, Treuhänder und Finanzverantwortliche ist entscheidend: Kreditoren betreffen nicht nur die Buchhaltung, sondern beeinflussen direkt Liquidität, Cashflow und Working Capital. Jede offene Rechnung bedeutet einen zukünftigen Zahlungsmittelabfluss.

In der Bilanz erscheinen Kreditoren unter den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und gehören zum kurzfristigen Fremdkapital. Sie wirken sich unter anderem auf Kennzahlen wie den Liquiditätsgrad II oder den Cash Conversion Cycle aus.

Gemäss Schweizerischem Obligationenrecht (OR) sind Verbindlichkeiten vollständig und korrekt auszuweisen. Zudem gilt das Verrechnungsverbot: Forderungen und Verbindlichkeiten dürfen grundsätzlich nicht miteinander verrechnet werden.

„Kreditoren sind ein zentraler Bestandteil der kurzfristigen Finanzstruktur eines Unternehmens und müssen aktiv in die Liquiditätsplanung einbezogen werden“, erklärt Urs Rindlisbacher.

Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren und Debitoren?

Kreditoren sind Gläubiger, denen das Unternehmen Geld schuldet. Debitoren sind Schuldner, die dem Unternehmen Geld schulden. Während Kreditoren zu zukünftigen Zahlungsabflüssen führen, stehen Debitoren für erwartete Zahlungseingänge.

Im Rechnungswesen spiegeln beide Positionen unterschiedliche Seiten derselben Geschäftsbeziehung wider. Kauft ein Unternehmen eine Leistung ein, entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber einem Kreditor. Verkauft es eine Leistung auf Rechnung, entsteht eine Forderung gegenüber einem Debitor.

Die Unterschiede lassen sich übersichtlich darstellen:

Beide Positionen sind zentrale Bestandteile des Working Capital. Während Debitorenmanagement darauf abzielt, Zahlungseingänge zu sichern und zu beschleunigen, beeinflusst die Steuerung der Kreditoren die Planung von Zahlungsabflüssen.

Eine vertiefte Erklärung zur Rolle der Debitoren finden Sie im separaten Beitrag zu Debitoren und deren Bedeutung in der Buchhaltung.

Wie werden Kreditoren in der Bilanz ausgewiesen?

Kreditoren werden in der Bilanz als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ausgewiesen. Sie gehören zum kurzfristigen Fremdkapital und stellen offene Verpflichtungen gegenüber Lieferanten oder Dienstleistern dar. Ihre korrekte Darstellung ist gemäss Obligationenrecht (OR) vorgeschrieben.

In der Praxis erscheinen Kreditoren auf der Passivseite der Bilanz. Sie zeigen, welche Beträge das Unternehmen aus bereits bezogenen Leistungen noch bezahlen muss.

Für die finanzielle Beurteilung eines Unternehmens sind sie aus mehreren Gründen relevant:

• Sie beeinflussen die kurzfristige Liquidität
• Sie wirken sich auf das Working Capital aus
• Sie verändern Kennzahlen wie den Liquiditätsgrad II
• Sie bestimmen zukünftige Zahlungsabflüsse

Bedeutung des Verrechnungsverbots

Gemäss Schweizer Rechnungslegungsgrundsätzen dürfen Forderungen und Verbindlichkeiten grundsätzlich nicht miteinander verrechnet werden. Dieses sogenannte Verrechnungsverbot stellt sicher, dass die wirtschaftliche Lage transparent dargestellt wird.

Ein typischer Sonderfall ist der debitorische Kreditor:
Wenn ein Lieferant überbezahlt wurde oder eine Gutschrift entsteht, kann vorübergehend eine Forderung gegenüber einem Kreditor bestehen. In diesem Fall ist eine saubere Umgliederung notwendig, damit die Bilanz korrekt bleibt.

Für CFOs und Treuhänder ist die präzise Abgrenzung wichtig, insbesondere bei Monats- und Jahresabschlüssen. Fehlerhafte Verrechnungen verfälschen Kennzahlen und können die Beurteilung der Zahlungsfähigkeit beeinflussen.

„Die saubere Trennung von Forderungen und Verbindlichkeiten ist nicht nur formale Pflicht, sondern Grundlage für eine verlässliche Bilanzanalyse“ - Urs Rindlisbacher.

Wie funktioniert die Kreditorenbuchhaltung in der Praxis?

Die Kreditorenbuchhaltung erfasst, prüft und verarbeitet alle Eingangsrechnungen eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass Verbindlichkeiten korrekt verbucht, fristgerecht bezahlt und ordnungsgemäss archiviert werden. Ziel ist Transparenz über offene Verpflichtungen und eine saubere Abschlussfähigkeit.

In der Praxis beginnt der Prozess mit dem Eingang einer Rechnung, sei es als Papierbeleg oder PDF. Ab diesem Zeitpunkt greifen definierte Prüfschritte und Freigabeprozesse.

Welche Schritte umfasst der typische Kreditorenprozess?

• Rechnungseingang: Erfassung der Rechnung mit Datum, Betrag, Lieferant und Leistungszeitraum.
• Formelle und materielle Prüfung: Kontrolle der Pflichtangaben (z. B. UID, MWST-Satz gemäss Mehrwertsteuergesetz (MWSTG)) sowie Abgleich mit Bestellung oder Vertrag.
• Kontierung: Zuordnung zu Kostenstelle, Konto und gegebenenfalls Projekt.
• Freigabeprozess: Interne Genehmigung, häufig nach dem Vier-Augen-Prinzip.
• Zahlung: Fristgerechte Begleichung unter Berücksichtigung von Skonto oder Zahlungszielen.
• Archivierung: Ordnungsgemässe Aufbewahrung gemäss Obligationenrecht (OR) für mindestens zehn Jahre.

Ein strukturierter Prozess reduziert Fehler, verhindert Doppelzahlungen und schafft eine klare Nachvollziehbarkeit für Revision oder Steuerprüfung.

Welche Rolle spielen Nebenbuch und Offene-Posten-Liste?

In grösseren oder strukturierten Unternehmen wird ein Kreditoren-Nebenbuch geführt. Dieses enthält detaillierte Informationen zu jedem einzelnen Lieferanten und dessen offenen Rechnungen. Im Hauptbuch wird hingegen meist ein Sammelkonto geführt.

Die Offene-Posten-Liste (OP-Liste) zeigt alle noch nicht bezahlten Rechnungen mit Fälligkeitsdatum. Sie ist ein zentrales Instrument für:

• Liquiditätsplanung
• Zahlungspriorisierung
• Monats- und Jahresabschlüsse
• Abstimmung zwischen Nebenbuch und Hauptbuch

Für CFOs und Treuhänder bildet die OP-Liste die operative Grundlage, um zukünftige Zahlungsabflüsse realistisch zu planen. Erst wenn Verbindlichkeiten nicht nur korrekt erfasst, sondern auch zeitlich transparent strukturiert sind, entsteht echte finanzielle Steuerungsfähigkeit.

Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für Kreditoren in der Schweiz?

Die Verarbeitung von Kreditoren unterliegt in der Schweiz klaren gesetzlichen Anforderungen. Massgeblich sind insbesondere das Obligationenrecht (OR) für die Buchführung sowie das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) für den Vorsteuerabzug. Unternehmen müssen Verbindlichkeiten vollständig, nachvollziehbar und prüfbar dokumentieren.

Ordnungsmässige Buchführung gemäss Obligationenrecht (OR)

Das OR verpflichtet Unternehmen zu einer ordnungsgemässen Buchführung. Dazu gehört:

• Vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle
• Nachvollziehbarkeit der Buchungen
• Belegnachweis für jede Transaktion
• Systematische und klare Gliederung der Konten

Für die Kreditorenbuchhaltung bedeutet das:
Jede Eingangsrechnung muss dokumentiert, verbucht und archiviert werden. Die Buchführung muss so ausgestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter die Geschäftsvorfälle innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann.

Zudem gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und relevante Korrespondenz.

Anforderungen gemäss Mehrwertsteuergesetz (MWSTG)

Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist die korrekte Behandlung der Mehrwertsteuer (MWST) zentral.

Eine Eingangsrechnung muss unter anderem enthalten:

• Name und Adresse des Leistungserbringers
• UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer)
• Leistungsbeschreibung
• Datum oder Zeitraum der Leistung
• MWST-Satz und ausgewiesener Steuerbetrag

Nur wenn diese Angaben korrekt sind, darf die Vorsteuer geltend gemacht werden. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können bei einer Kontrolle durch die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) zu Korrekturen führen.

Für CFOs und Treuhänder bedeutet das: Die formelle Rechnungsprüfung ist nicht nur ein administrativer Schritt, sondern ein wesentlicher Bestandteil der steuerlichen Compliance.

Warum sind Kreditoren entscheidend für Ihre Liquidität?

Kreditoren bestimmen, wann Geld Ihr Unternehmen verlässt. Jede offene Verbindlichkeit hat ein Fälligkeitsdatum und beeinflusst damit direkt den zukünftigen Cashflow. Wer Kreditoren aktiv steuert, steuert Zahlungszeitpunkte und damit die Liquidität.

In der Praxis wirken Kreditoren wie eine kurzfristige Finanzierung: Zahlungsziele ermöglichen es, Leistungen heute zu beziehen und später zu bezahlen. Dieses Zeitfenster beeinflusst das Working Capital und die Liquiditätsplanung erheblich.

Zahlungsziele als implizite Finanzierung

Ein vereinbartes Zahlungsziel, beispielsweise 30 Tage, bedeutet, dass Ihr Unternehmen die bezogene Leistung erst zu einem späteren Zeitpunkt begleichen muss. In dieser Zeit bleibt das Geld im Unternehmen verfügbar.

Für die Finanzsteuerung ist entscheidend:

• Wann sind Rechnungen fällig?
• Welche Beträge kumulieren sich in den nächsten Wochen?
• Wo entstehen Liquiditätsspitzen?

Kreditorenlaufzeit (DPO) als Kennzahl

Die Kreditorenlaufzeit (Days Payable Outstanding, DPO) misst, wie lange ein Unternehmen durchschnittlich benötigt, um seine Lieferanten zu bezahlen.

Vereinfacht berechnet sich die Kennzahl wie folgt:

Kreditorenbestand ÷ Wareneinsatz × 365 Tage

Eine längere Kreditorenlaufzeit verbessert kurzfristig die Liquidität, kann jedoch die Lieferantenbeziehung beeinflussen. Eine zu kurze Laufzeit bindet hingegen unnötig Kapital.

Für CFOs geht es nicht darum, Zahlungen möglichst spät zu leisten, sondern Zahlungsströme planbar und strategisch auszurichten.

Gewinn ist nicht gleich Liquidität

Ein Unternehmen kann profitabel sein und dennoch Liquiditätsengpässe haben. Der Grund liegt in der zeitlichen Differenz zwischen Erträgen und tatsächlichen Geldflüssen.

Kreditoren sind ein zentraler Bestandteil dieser Zeitachse. Erst im Zusammenspiel mit Debitoren, Löhnen, Steuern und Investitionen ergibt sich ein realistisches Bild des operativen Cashflows.

Das eigentliche Problem: Kreditoren werden in vielen KMU verwaltet, aber nicht gesteuert

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen werden Kreditoren korrekt verbucht, aber nicht aktiv als Steuerungsinstrument genutzt. Die Buchhaltung funktioniert, doch die Zahlen sind oft nicht aktuell genug für fundierte Liquiditätsentscheide. Dadurch entsteht Verwaltung statt finanzieller Steuerung.

Ein zentraler Grund liegt im Belegfluss. Eingangsrechnungen treffen häufig als PDF oder auf Papier ein. Diese Formate enthalten zwar alle relevanten Informationen, sind aber keine strukturierten, direkt weiterverarbeitbaren Daten.

Die Folge:

• Rechnungen müssen manuell erfasst oder geprüft werden
• Freigaben erfolgen zeitverzögert
• Offene Posten sind nicht laufend aktualisiert
• Monatsabschlüsse entstehen mit Verzögerung

Besonders bei ausgelagerter Buchhaltung zeigt sich dieses Muster. Wenn Belege periodisch gesammelt und später übermittelt werden, stehen aktuelle Zahlen erst Wochen oder Monate nach dem eigentlichen Geschäftsvorfall zur Verfügung.

Für die Geschäftsleitung bedeutet das:

• Liquiditätsplanung basiert primär auf dem Bankkonto
• Fälligkeiten werden reaktiv statt strategisch gesteuert
• Zahlungsströme sind nur eingeschränkt prognostizierbar

Das Problem liegt also nicht in der Existenz einer Kreditorenbuchhaltung, sondern in der fehlenden Aktualität und Struktur der Datenbasis.

„In vielen KMU ohne eigene Buchhaltungsabteilung werden Belege gesammelt und dem Treuhänder zeitversetzt übergeben. Bis die Zahlen verarbeitet sind, liegen sie teilweise mehrere Monate zurück. Damit fehlt die nötige Flexibilität für eine aktive Liquiditätssteuerung“, schildert Urs Rindlisbacher.

So steuern Sie Ihre Kreditoren aktiv

Aktive Steuerung bedeutet, dass Sie Fälligkeiten, Zahlungszeitpunkte und offene Verbindlichkeiten laufend im Blick behalten und bewusst priorisieren. Voraussetzung dafür sind aktuelle Daten und klar definierte Prozesse. Nur so werden Kreditoren zu einer steuerungsrelevanten Grösse.

Der zentrale Hebel liegt in der strukturierten und zeitnahen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Werden Rechnungen nicht gesammelt, sondern laufend erfasst, entsteht eine aktuelle Offene-Posten-Übersicht.

Hier setzt das Buchhaltungsprogramm Bill Bucher an. Unbezahlte Rechnungen werden systematisch verarbeitet, kontiert und zur Zahlung vorbereitet. Der Unternehmer erhält die Zahlungen strukturiert aufbereitet und zur Freigabe bereitgestellt.

Das bedeutet konkret:

• Offene Kreditoren werden laufend verarbeitet
• Zahlungslisten werden vorbereitet
• Fälligkeiten sind transparent ersichtlich
• Der operative Aufwand für die Zahlungsabwicklung reduziert sich deutlich

Der Unternehmer muss Rechnungen nicht mehr einzeln erfassen oder manuell vorbereiten, sondern behält die Kontrolle über einen strukturierten und verkürzten Zahlungsprozess. 

So entsteht nicht nur Transparenz, sondern auch Geschwindigkeit – von der Rechnung bis zur vorbereiteten Zahlung.

„Aktive Kreditorensteuerung beginnt nicht bei der Zahlung, sondern bei der Struktur des Rechnungsprozesses“, sagt Urs Rindlisbacher.

CFO-Services verwandeln Buchhaltungsdaten in aktive Liquiditätssteuerung

CFO-Services gehen über die reine Buchführung hinaus. Sie nutzen aktuelle Finanzdaten, um Liquidität vorausschauend zu planen und unternehmerische Entscheidungen fundiert zu unterstützen.

Entscheidend ist der Blick auf den operativen Cashflow statt nur auf den Kontostand. Offene Verbindlichkeiten, Forderungen, Löhne und Steuerzahlungen werden in einer integrierten Liquiditätsplanung zusammengeführt.

Dadurch entsteht:

• Transparenz über zukünftige Zahlungsströme
• Früherkennung von Liquiditätsengpässen
• Eine fundierte Grundlage für Investitions- und Finanzierungsentscheide

Eine strukturierte Kreditorenbuchhaltung schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen. CFO-Services sorgen dafür, dass daraus aktive Liquiditätssteuerung wird.