Desde el 30 de junio de 2020 está en uso en Suiza la factura QR, una innovación introducida en el marco de la adaptación a las normas internacionales ISO 20022 y de los mayores requisitos en el ámbito regulatorio. Tras un periodo transitorio que se extendió hasta el 30 de septiembre de 2022, la factura QR ha sustituido por completo a los tradicionales boletines de pago rojos y naranjas. Esta forma moderna de facturación simplifica considerablemente el tráfico de pagos y ofrece una solución de pago eficiente y segura tanto para transacciones nacionales como internacionales.
¿Qué es una factura QR?
Una factura QR es una factura legible por máquina de la industria financiera suiza. El documento, en blanco y negro, se divide en dos áreas: el resguardo de recepción y la parte de pago. El resguardo de recepción sirve como comprobante del pago en caso de ingreso en efectivo. La parte de pago contiene el código QR, que proporciona toda la información necesaria para el pago. Además, los datos necesarios también se indican en forma escrita en la parte de pago.
Crear una factura QR: así funciona
Para crear facturas QR necesita un número QR-IBAN, así como su número de identificación de cliente. Ambos los recibe automáticamente o, previa solicitud, de forma gratuita de su banco principal. Mientras que el número QR-IBAN es obligatorio, el número de identificación de cliente no es estrictamente necesario para la creación de una factura QR. En Internet existen diversas ofertas de software ERP con cuya ayuda se pueden crear facturas QR. En Payment Standards.Ch hay una lista que sugiere productos de software adecuados. En principio, las facturas pueden seguir siendo diseñadas libremente. Sin embargo, al diseñar la parte de pago debe asegurarse de que cumpla con las especificaciones de la guía de estilo para facturas QR. Además, durante la creación deben cumplirse los requisitos de las Implementation Guidelines. En el Swiss-QR-Code, que se encuentra en la parte de pago, están contenidas todas las informaciones necesarias para el pago. Entre ellas figuran, por ejemplo, datos del beneficiario y del pagador, así como el importe y la moneda. El código también puede incluir información adicional útil para la contabilidad. Una lista completa del contenido se encuentra en las Implementation Guidelines.
Nueva factura QR: estos son los cambios para las órdenes permanentes
Con la introducción de la factura QR en Suiza también cambiaron los requisitos para las órdenes permanentes: desde el 1 de octubre de 2022, las órdenes permanentes con boletines de pago naranjas ya no son válidas. Por ello sigue siendo importante que revise sus órdenes permanentes existentes y, si aún no lo ha hecho, las adapte al sistema de facturas QR establecido desde octubre de 2022. Cada factura QR incluye un código QR que abarca toda la información de pago relevante, entre otros la QR-IBAN y la referencia QR. Actualice sus órdenes permanentes sustituyendo los datos de cuenta tradicionales por la nueva información del código QR. Esto es decisivo para seguir garantizando pagos sin contratiempos y asegurar una adaptación fluida al sistema de pagos moderno. De este modo evitará interrupciones en sus pagos periódicos.
Códigos QR: la tecnología detrás del nuevo boletín de pago
¿En qué se diferencia la factura QR del boletín de pago original? La factura QR se diferencia, como su nombre sugiere, por el código QR integrado. Un Quick Response-Code (= código QR) es un patrón cuadriculado en blanco y negro en el que se incrusta una gran cantidad de información. La matriz de cuadrados en blanco y negro puede ser descifrada por dispositivos lectores como lectores de QR, cámaras de PC y smartphones.
¿Cómo se puede pagar con el boletín de pago QR?
Las opciones de pago disponibles siguen siendo las mismas. El código QR simplemente exime a los usuarios de introducir manualmente informaciones de pago como números de cuenta y de referencia. Esto acelera considerablemente el proceso de pago. Para saldar una factura con código QR están disponibles las siguientes variantes: • E-Banking – Para el pago, abra el portal de e-banking, escanee el código QR con la cámara del ordenador y pague con un clic. • Banca móvil – La factura se paga abriendo la app de banca móvil en el smartphone. El código QR se lee con la función lectora de QR integrada a través de la cámara del móvil y el pago se ejecuta con un toque. • Post–Ident – como con el boletín de pago anterior, también aquí puede utilizar la ventanilla postal y el cajero automático de pago, así como enviar una orden de pago en sobre para pagar una factura QR.
¿Qué hay que tener en cuenta al pagar con el boletín de pago?
Aunque esta tecnología es fiable, siempre debe comparar la información leída del código QR con los datos escritos en la factura QR.
¿Qué variantes de factura QR existen?
La factura QR en Suiza ofrece tres variantes a medida para responder a las diferentes necesidades de empresas y particulares. Cada una de estas variantes se caracteriza por características específicas que la hacen especialmente adecuada para determinados casos de uso. Desde soluciones para pequeñas empresas con transacciones menos frecuentes hasta opciones para grandes compañías con un volumen de pagos amplio y relaciones comerciales internacionales, la factura QR cubre un amplio espectro. Esto permite una adaptación flexible a las necesidades individuales de los emisores de facturas.
Factura QR con IBAN sin referencia
Esta variante es adecuada para emisores de facturas que solo registran ingresos de pago ocasionalmente. El abono de los pagos se realiza como abono individual directamente en la cuenta. Para ello se utiliza el IBAN habitual, que también se encuentra en el e-banking o en los extractos de cuenta. 
Factura QR con QR-IBAN y referencia QR
Ideal para emisores de facturas con un gran número de facturas. En esta forma, los abonos se realizan como asientos colectivos en la cuenta. La conciliación de deudores se lleva a cabo mediante el número de referencia QR. Para esta variante es necesario utilizar una QR-IBAN. Puede obtener más información al respecto de su asesor financiero. 
Factura QR con IBAN y Creditor Reference
Esta variante de la factura QR es especialmente adecuada para la facturación en el espacio SEPA europeo, ya que utiliza una referencia normalizada internacionalmente (Creditor o referencia RF según ISO 11649). También aquí se utiliza el IBAN normal para las transacciones. Los abonos se realizan como asientos individuales. 
Crear una factura QR: ¡esto es lo que hay que tener en cuenta!
Aspectos físicos
En principio, la idea que hay detrás de la factura QR es que el tráfico de pagos se realice de forma digital. Sin embargo, si la factura con código QR se imprime, hay que asegurarse de que la parte de pago pueda separarse claramente del resto de la factura. Para cumplir este requisito hay tres posibilidades.
- una parte de pago perforada
- una línea con símbolo de tijeras
- una línea que, fuera de la parte de pago, va acompañada de la indicación «Vor der Einzahlung abzutrennen». Más información sobre la impresión de facturas QR se encuentra en las Implementation Guidelines. Las imprentas que proporcionan el material correspondiente han sido recopiladas en una lista por el plan financiero suizo.
Aspectos legales
- Si imprime por cuenta propia, no está obligado a hacer comprobar o aprobar la parte de pago por una institución financiera. Solo está prevista una comprobación de la corrección de la parte de pago cuando el emisor de la factura o la institución financiera lo soliciten expresamente.
- Los emisores de facturas y los fabricantes de software disponen de dos posibilidades para el autocontrol. Por un lado, está la hoja de rejilla incluida en la guía de estilo y, por otro, las plataformas de validación. La hoja de rejilla indica con precisión en qué lugar deben colocarse las informaciones en el marco de la factura QR.
- Las facturas Swiss QR mal impresas pueden provocar incidencias en el proceso de pago y, por lo tanto, ser rechazadas.
Aspectos de contenido
El propósito del pago se encuentra ahora bajo la terminología «Información adicional». Si las facturas QR no se imprimen por cuenta propia, en ciertas instituciones financieras existe la posibilidad de solicitar partes de pago preimpresas con o sin referencia de pago. Si no están impresos, el nombre y la dirección del deudor, así como el importe a pagar, pueden añadirse a mano. Las adiciones deben hacerse en campos incoloros con marcas en las esquinas. Aparte de estas excepciones, no se permiten adiciones manuscritas. Para la creación de facturas QR puede utilizar uno de los numerosos generadores de QR.
Cambio al boletín de pago con código QR
En lo que respecta al cambio a las facturas QR, tanto las empresas con programas de facturación como las que no los utilizan tienen tareas pendientes. En cualquier caso, el cambio debe anunciarse con la debida antelación a socios, clientes y empleados. De este modo disponen de tiempo suficiente para eventuales medidas y preparativos.
Cambio sin software
Incluso después del final del periodo transitorio hacia la factura QR en octubre de 2022, la adquisición de un software de acreedores/deudores puede seguir siendo ventajosa para las empresas que trabajan sin estos sistemas. Dichas soluciones de software pueden contribuir a importantes ahorros de costes, en función de los procesos de la empresa. Sin embargo, si desea seguir trabajando sin este software, es importante tener en cuenta el cambio a los boletines de pago QR y observar los puntos siguientes:
Uso de boletines de pago
Desde el cambio completo a las facturas QR en octubre de 2022, los boletines de pago tradicionales ya no se utilizan. Por ello es esencial adaptarse por completo al procesamiento y uso de facturas QR. Todas las instituciones financieras ofrecen ahora exclusivamente facturas QR.
Liquidación de cuentas pendientes
Para la liquidación de cuentas pendientes que antes se tramitaban mediante órdenes de abono, ahora es necesaria la adaptación al sistema de facturas QR. Las facturas QR pueden registrarse y procesarse a través de sistemas de e-banking. Para una tramitación eficiente de estos procesos es recomendable el uso de herramientas auxiliares como lectores de documentos capaces de reconocer códigos QR.
Contabilidad
En contabilidad es ahora importante integrar el procesamiento de facturas QR. El uso de extractos de cuenta, así como de avisos de cargo y abono, sigue existiendo, pero con la necesidad de tener en cuenta adecuadamente las facturas QR. En el caso de empresas cuya contabilidad es llevada por un fiduciario, debe asegurarse de que este también haya pasado al procesamiento de facturas QR.
Cambio con software
¿Utiliza un software de acreedores/deudores? Entonces debe asegurarse de que su software cumpla con los requisitos aumentados. En cuanto al cambio con software, deben considerarse puntos similares a los del cambio sin software. No obstante, las tareas de adaptación necesarias recaen en el proveedor. Si quiere comprobar si su software sigue satisfaciendo sus necesidades, debería poder marcar los siguientes puntos:
- el software es capaz de imprimir facturas QR salientes
- el software es capaz de procesar facturas QR entrantes
- las cuentas pendientes pueden conciliarse vía transferencia de archivos desde su software de pagos o desde su e-banking
- la facturación con facturas QR es posible
- el software puede gestionar abonos procedentes de facturas QR. Si su software financiero actual no cumple estos requisitos, puede ser necesario una actualización o el cambio de proveedor de software. En el siguiente paso debe asegurarse de que su hardware está al día (p. ej., dispositivos lectores, impresoras). Compruebe si su software de escaneo, su lector de documentos o su app son capaces de leer un Swiss QR-Code.