Lo más importante de un vistazo:
- Los deudores son cuentas por cobrar pendientes frente a clientes e influyen directamente en la liquidez.
- La distinción con los acreedores es fundamental para la contabilidad y la gestión financiera.
- La contabilidad de deudores garantiza orden, transparencia y cierres correctos.
- La gestión de deudores controla activamente las entradas de pagos y reduce los riesgos de impago.
- Las pérdidas de deudores y las provisiones por insolvencias (delcredere) son palancas centrales en el manejo de impagos.
¿Qué son los deudores?
Los deudores son clientes o socios comerciales que le deben dinero a una empresa. Surgen de facturas pendientes y se contabilizan como cuentas por cobrar en el activo corriente.
En la práctica, los deudores surgen siempre que exista un desfase temporal entre la prestación del servicio y la entrada del pago. Este desfase es habitual en las operaciones comerciales y se deriva de los plazos de pago acordados o de los ciclos de facturación.
Contablemente, los deudores se registran bajo el concepto de cuentas por cobrar por ventas y servicios. Pertenecen al activo corriente, ya que se espera que se salden a corto plazo.
Mientras una cuenta por cobrar siga pendiente, el importe correspondiente no está disponible para la empresa como medios líquidos. Por tanto, los deudores abiertos inmovilizan capital y constituyen una parte normal, pero que debe supervisarse, de la situación financiera de una empresa.
«Los deudores no son un caso excepcional, sino parte del negocio operativo. Lo decisivo es un registro claro y comprensible de las cuentas por cobrar pendientes», afirma Urs Rindlisbacher.
¿Cuál es la diferencia entre deudores y acreedores?
Los deudores son clientes con facturas pendientes, los acreedores son proveedores o prestadores de servicios con cuentas por pagar pendientes por parte de la empresa.
La diferencia entre deudores y acreedores se deriva del sentido del pago. Mientras que los deudores deben dinero a la empresa, la empresa debe a los acreedores un pago por servicios o bienes ya recibidos.
Contablemente, ambas partidas se gestionan de forma estrictamente separada, ya que tienen efectos distintos sobre la situación patrimonial y financiera. Esta distinción es un requisito básico para una contabilidad correcta y cierres transparentes.
Comparación: deudores y acreedores en la contabilidad
| Criterio | Deudores | Acreedores |
| Sentido del pago | El cliente debe dinero a la empresa | La empresa debe dinero al proveedor |
| Origen | Venta de bienes o servicios | Compra de bienes o servicios |
| Clasificación contable | Cuentas por cobrar por ventas y servicios | Cuentas por pagar por ventas y servicios |
| Lado del balance | Activo (activo corriente) | Pasivo (pasivos a corto plazo) |
| Riesgo típico | Impago o pago tardío | Carga sobre la liquidez al vencimiento |
Esta clara separación permite representar en todo momento de forma comprensible las cuentas por cobrar y las obligaciones. Constituye la base para análisis fiables, cierres y controles internos.
¿Qué es la contabilidad de deudores?
La contabilidad de deudores registra, gestiona y supervisa todas las cuentas por cobrar pendientes frente a clientes y garantiza su correcta contabilización.
La contabilidad de deudores es parte de la contabilidad financiera y se ocupa de todas las transacciones comerciales que afectan a las cuentas por cobrar de clientes. Entre ellas se incluyen, en particular, el registro de facturas, la contabilización de entradas de pagos y el seguimiento continuo de los saldos pendientes.
El objetivo de la contabilidad de deudores es mostrar en todo momento de forma transparente qué importes siguen adeudando los clientes. Esta transparencia es un requisito para cierres correctos y una representación fiable de la situación patrimonial.
En la práctica, la contabilidad de deudores constituye la base para análisis internos y requisitos externos, por ejemplo en el marco de cierres anuales, auditorías o declaraciones fiscales.
«Una contabilidad de deudores llevada correctamente genera confianza en las cifras y es la base para cierres fiables» - Urs Rindlisbacher
¿Qué tareas tiene la contabilidad de deudores?
Las tareas de la contabilidad de deudores pueden agruparse en varias áreas clave:
- Registro de cuentas por cobrar
Contabilización de las facturas emitidas con fecha, importe y vencimiento. - Supervisión de saldos pendientes
Control continuo de qué facturas se han pagado y cuáles siguen abiertas. - Contabilización de las entradas de pagos
Conciliación de los ingresos bancarios con las cuentas por cobrar pendientes. - Conciliaciones y control
Garantizar que los saldos de deudores sean correctos y rastreables.
Estas tareas aseguran que las cuentas por cobrar se presenten de forma completa, correcta y conforme al periodo.
¿Qué es un número de deudor?
El número de deudor es un número de identificación único con el que se registra un cliente en la contabilidad. Sirve para la asignación clara de facturas, pagos y saldos pendientes.
Las funciones típicas del número de deudor son:
- identificación inequívoca de un cliente en la contabilidad
- evitar confusiones en el caso de clientes con el mismo nombre
- base para análisis, listados de saldos pendientes (OP-Listen) y conciliaciones
El número de deudor es una herramienta organizativa y se diferencia de un número de cliente en sistemas de ventas o CRM.
¿Qué es una lista de saldos pendientes?
Una lista de saldos pendientes (OP-Liste) muestra todas las facturas de clientes aún no pagadas en una fecha de corte determinada. Es una herramienta de trabajo central de la contabilidad de deudores.
Los contenidos típicos de una OP-Liste son:
- Número y fecha de la factura
- Vencimiento de la factura
- importe pendiente
- deudor asignado
La OP-Liste proporciona una visión general de los pagos pendientes y constituye la base para otros análisis contables.
¿Cuándo se necesita una gestión de deudores?
La gestión de deudores se vuelve necesaria cuando las cuentas por cobrar deben gestionarse de forma específica para mantener las entradas de pagos previsibles y limitar los riesgos de impago.
La gestión de deudores comienza allí donde el mero registro contable de las cuentas por cobrar ya no es suficiente. Esto suele ocurrir cuando las facturas pendientes ya no se pagan de forma fiable dentro de los plazos acordados o cuando el volumen de cuentas por cobrar comienza a impactar perceptiblemente la liquidez.
En la práctica, esta necesidad surge típicamente en las siguientes situaciones:
- la empresa crece y emite más facturas
- los plazos de pago se alargan o se incumplen con mayor frecuencia
- determinados clientes pagan repetidamente con retraso
El objetivo es hacer que las entradas de pagos sean más previsibles y detectar los riesgos a tiempo, sin cargar innecesariamente el negocio operativo o las relaciones con los clientes.
«La gestión de deudores se vuelve relevante cuando las cuentas por cobrar ya no solo deben registrarse, sino gestionarse activamente», explica Urs Rindlisbacher.
¿Cómo funciona una buena gestión de deudores?
Una buena gestión de deudores sigue procesos claramente definidos. Comienza con una facturación transparente y solo termina con la entrada completa del pago.
Los elementos centrales son:
- condiciones de pago y vencimientos claramente definidos
- seguimiento continuo de los saldos pendientes
- resolución rápida de consultas o discrepancias
Si, a pesar de estos pasos, las facturas siguen pendientes, se aplica una escalada estructurada según procesos establecidos. De este modo, las cuentas por cobrar se gestionan de forma rastreable y no se dejan al azar.
Cómo protege una gestión de deudores su liquidez
Una gestión de deudores que funcione repercute directamente en la liquidez. Las cuentas por cobrar abiertas inmovilizan capital mientras no se haya producido la entrada del pago.
Mediante un seguimiento sistemático se pueden acelerar las entradas de pagos y compensar mejor las fluctuaciones. Al mismo tiempo, disminuye el riesgo de que las cuentas por cobrar se detecten demasiado tarde o deban darse de baja. La gestión de deudores contribuye así a una gestión estable del activo corriente.
¿Cómo se manejan las pérdidas de deudores?
Las pérdidas de deudores surgen cuando las cuentas por cobrar pendientes ya no pueden realizarse total o parcialmente y deben registrarse como gasto en la contabilidad.
Las pérdidas de deudores afectan a cuentas por cobrar respecto de las cuales está claro o es previsible que ya no se producirá la entrada del pago. Las razones pueden ser la insolvencia de un cliente, una quiebra o un procedimiento de cobro definitivo sin éxito. En estos casos, la empresa pierde total o parcialmente el derecho al importe pendiente.
Contablemente, las pérdidas de deudores tienen un efecto directo en la cuenta de resultados. Reducen el beneficio y modifican la situación patrimonial, ya que las cuentas por cobrar deben darse de baja. Por ello es importante distinguir entre riesgos de impago inminentes y pérdidas definitivas y tratarlos correctamente.
Para los CFO y fiduciarios, el tratamiento de las pérdidas de deudores es ante todo una cuestión de valoración correcta y de la adecuada imputación temporal en el cierre anual.
¿Qué medidas existen frente a cuentas por cobrar pendientes?
Antes de que se produzca una pérdida de deudores, normalmente existen varias posibilidades para gestionar activamente las cuentas por cobrar pendientes. El objetivo es conseguir aún la entrada del pago o aclarar la situación a tiempo.
Las medidas típicas son:
- recordatorios de pago y avisos estructurados
- resolución directa de consultas o reclamaciones
- acuerdo de pagos parciales o de nuevos plazos de pago
Si estos pasos no tienen éxito, pueden seguir medidas legales. En el contexto suizo, esto incluye en particular el procedimiento de ejecución de deudas (Betreibung). Qué pasos son razonables depende del caso concreto, del importe de la deuda y de la relación con el cliente.
¿Qué es el delcredere?
El delcredere designa una corrección de valor sobre las cuentas por cobrar mediante la cual una empresa considera de forma preventiva las pérdidas de pago esperadas. Se utiliza cuando la entrada del pago es incierta, pero la pérdida aún no se ha determinado de forma definitiva.
A diferencia de la pérdida de deudores, el delcredere no es una baja definitiva, sino una corrección valorativa. Las cuentas por cobrar siguen existiendo, pero se reducen en el importe del riesgo de impago estimado.
En Suiza, las autoridades fiscales aceptan el delcredere de forma global, si bien los porcentajes admisibles pueden variar según el cantón. En la práctica, el delcredere sirve para presentar el cierre anual de forma realista y mostrar los riesgos de manera transparente.