Cookie Consent by TermsFeed

BPMS – Was ist eine Business Process Management Software und welchen Nutzen hat sie?

28. Dezember 2021

In einer globalisierten und digitalisierten Welt steigen die Anforderungen an Unternehmen. Dabei wird eine ständige Effizienzsteigerung vorausgesetzt. Während Buchhaltungsprogramme der effizienteren Erfassung von Geschäftsvorfällen dienen und Datenvisualisierungsprogramme die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen liefern, gibt es auch Programme, die Unternehmen helfen, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Allgemein ist dieser Bereich unter BPM, also Business Process Management bekannt.

BPM Bedeutung – Was steckt hinter dem Prozessmanagement

BPM steht für die Modellierung, Analyse und Verbesserung von End-to-End-Geschäftsprozessen. BPM beschäftigt sich mit Aufgaben und Prozessen, die wiederholt, fortlaufend oder vorhersagbar stattfinden. Ein Geschäftsprozess beinhaltet mehrere Aktivitäten, die ein Unternehmen bei der Zielerreichung unterstützen. BPM hilft dabei, Geschäftsprozesse auszuwerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Dabei soll es für Ordnung sorgen, Einblicke schaffen und die Effizienz der kollektiven Arbeitsabläufe optimieren. Ist nicht eindeutig ersichtlich, welches BPM-Projekt zielführender ist für ein Unternehmen, wird in diesem Zusammenhang häufig eine ROI-Berechnung ausgeführt, um die Rentabilität zu vergleichen.

BPMS – Business Process Management Software

Was ist BPMS? BPMS ist kurz für Business Process Management Software oder Business Process Management System. Das Programm unterstützt das Unternehmen bei der Erledigung der oben genannten Aufgaben und zeigt somit Optimierungspotenzial auf. Es ermöglicht damit den reibungslosen Ablauf im Betrieb. Die Software hilft bei der Ermittlung von Chancen und Risiken und trägt durch strukturierte Datenerfassung zur zuverlässigen Entscheidungsfindung bei. Dieser datengesteuerte Ansatz bietet eine fundierte Entscheidungsgrundlage im Hinblick auf Geschäftsprozessentscheidungen und unterstützt somit die strategische Zielerreichung.

BPMS und ihre Stärken im Hinblick auf das Geschäftsprozessmangement

Aus einer Unternehmensperspektive können die folgenden Stärken eines Business Process Management Systems zusammengefasst werden:

  • spart Zeit, Geld und Ressourcen
  • erhöht die Agilität des Unternehmens und ermöglicht somit die Pausierung oder die Beschleunigung von Geschäftsprozessen
  • unterstützt bei der Rechtskonformität
  • fördert Sicherheits- und Schutzmassnahmen
  • stellt Daten zur Verfügung, die analysiert werden können
  • anpassungsfähig bei Veränderungen Eine Optimierung durch BPM-Tools kann besonders in Bereichen sinnvoll sein, die von Bottlenecks (organisatorische Schwachstellen die gesamten Prozesse verlangsamen), Redundanzen und wahrscheinlichen Fehlerkonstellationen betroffen sind.

BPM-System und die Digitalisierung

BPMS ist zudem ein wesentlicher Treiber der Digitalisierung in einem Unternehmen. Prozesse können in den digitalen Raum übertragen werden, wo sie abteilungs- und standortübergreifend zugänglich sind. Die Software liefert eine Roadmap, die zeigt, wer, wann, welcher Aufgabe nachgehen sollte. BPM-Tools können für jede Unternehmensgrösse oder unterschiedlichste Branchen sinnvoll sein. Auch Dritte, wie beispielsweise Lieferanten, können damit dank BPMS in Prozesse miteingebunden werden.

Wo findet digitales Prozessmanagement Anwendung?

Das Tagesgeschäft von Unternehmen umfasst zahlreiche Prozesse und Workflows. Dabei kann es sich sowohl um interne Prozesse (z. B. Einstellung neuer Mitarbeiter) als auch um externe Abläufe (dabei sind aussenstehende wie zum Beispiel Kunden, Partner oder Lieferanten involviert) handeln. Eingesetzt werden können BPMS zum Beispiel in den folgenden Abteilungen beziehungsweise Bereichen:

  • Buchhaltung und Finanzen
  • Personalmanagement
  • Leistungsmessung
  • Verwaltungstätigkeiten
  • Einkauf
  • Lagerhaltung, Logistik

Kerninhalte einer professionellen BPM Software

Der BPM-Lebenszyklus umfasst im Allgemeinen die folgenden Schritte:

  • Design bzw. Analyse – Dabei findet eine Analyse der Ist- und Soll-Prozesse statt sowie die Identifikation von Massnahmen, um den Soll-Zustand zu erreichen.
  • Modellierung - In diesem Schritt werden Prozesse ausgewählt und angepasst, die umgesetzt werden sollen.
  • Implementierung & Ausführung von Verbesserungen – Sobald die Prozesse ausgewählt sind, beginnt die Ausführungsphase und damit auch das Bestreben, Geschäftsprozesse zu automatisieren.
  • Überwachen – Diese Phase dient der späteren Identifikation von weiterem Optimierungspotenzial.
  • Optimierung – Hierbei werden Erkenntnisse gewonnen, die den Prozess noch weiter verbessern oder automatisieren können.

BPM-Software – darauf sollten Sie bei der Wahl achten

Wie bei jeder Software – ist es auch bei BPM-Systemen wichtig, dass die Software zum Unternehmen passt. Dabei gibt es eine Reihe von Kriterien, die die Wahl erleichtern:

  • Monitoring – Im besten Fall erlaubt die BPM-Software die Überwachung von Geschäftsindikatoren in Echtzeit und visualisiert die Daten in einem Dashboard.
  • Skalierbarkeit – Wie auch bei anderen Software-Lösungen – spielt auch hier die Skalierbarkeit eine wesentliche Rolle. Dabei sollten sowohl aktuelle Besonderheiten und individuelle Anforderungen abgedeckt werden als auch potenzielle zukünftige Anforderungen, die aufgrund von Wachstum oder Expansion entstehen können. Zudem ist auch die Anbindung an Drittsysteme ein essenzieller Punkt. Das gewählte BPM-System sollte in der Lage sein, Prozessdaten mit externen Systemen auszutauschen. Dabei kann zum Beispiel eine Schnittstelle zu einem Buchhaltungsprogramm wie Sage sinnvoll sein.
  • Sicherheit – Die Prozessmanagement-Software sollte Daten sicher verwahren und speichern. Dies ist besonders relevant, wenn Cloud-Lösungen verwendet werden.
  • Analyse und Simulation – Datenvisualisierung erleichtert das Erkennen von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen. Die BPM-Software sollte daher in der Lage sein, Informationen mithilfe unterschiedlichster Diagrammtypen verständlich darzustellen.
  • Benutzerfreundlichkeit – Es ist wichtig, dass auch komplexe Prozessabläufe schnell und einfach modelliert und angepasst werden können.

BPM & Controller

Auch für Controller ist es wichtig, BPM-Prozesse ernst zu nehmen. Denn die Kennzahlen, die diese ermitteln, hängen unmittelbar mit den Prozessen zusammen beziehungsweise sind die Ergebnisse dieser Prozesse. Fehlen für zentrale KPIs Ereignisse oder auch gesamte Prozesse, ist das Prozessmodell nicht vollständig. Ebenso wie das Ergebnis des Controllers nicht vollständig ist, wenn relevante Prozess-Ergebnisse fehlen. Nur vollständige Ergebnisse oder Prozesse können zuverlässig zur Optimierung der Unternehmensprozesse genutzt werden. Zudem liefert BPMS dem Controller eine Hilfestellung bei der Beantwortung betriebsrelevanter Fragen.

FAQ

foto by pexels.com

Weitere empfohlene Beiträge
Revidiertes Aktienrecht: die Vorlage ist erstmals von beiden Räten behandelt!

Was bisher geschah: Im Dezember 2007 verabschiedete der Bundesrat die Botschaft zur Revision des Aktien- und Rechnungslegungsrechts. Am 15. Juni 2018 hiess der Nationalrat die Aktienrechtsreform knapp mit 101 Ja zu 94 Nein-Stimmen gut. Am 11.12.2018 hat der Ständerat mit 23 Ja zu 20 Nein-Stimmen Eintreten auf die Vorlage beschlossen. Am 19.06.2019 hat der Ständerat […]

28. Juni 2019
...
Quellensteuer-Revision 2021

Ausgangslage Am 15. Dezember 2016 hat das Parlament das Bundesgesetz über die Revision der Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens verabschiedet. Im April 2018 wurde die Quellensteuerverordnung publiziert. Am 12. Juni 2019 hat die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV das Kreisschreiben Nr. 45 zur Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens von Arbeitnehmern publiziert. Seit dem 1.1.2021 ist die Revision der Quellensteuern in Kraft. […]

30. Januar 2021
...
Bundesgesetz über die Steuerreform und die AHV-Finanzierung (STAF)

Der AHV-Steuer-Deal kommt wohl am 19.05.2019 vors Volk Bundesrat und die Mehrheit im Parlament sind für den Deal. Noch Mitte Dezember hiess es, die Unterschriftensammlung gegen die Vorlage verliefe äusserst harzig. Gemäss eigenen Angaben haben nun aber mehrere links-grüne Komitees zusammen mehr als 50’000 Unterschriften gegen die Verknüpfung der Steuerreform mit der AHV-Finanzierung gesammelt. Die […]

31. Januar 2019
...
Steuervorlage 17

Knappe Zustimmung der WAK-N Die Kommission für Wirtschaft und Abgaben des Nationalrats konnte die Detailberatung der Steuervorlage 17 abschliessen. Die Kommission hat am 3. September 2018 getagt. Einzig beim Kapitaleinlageprinzip beantragt die Kommissionsmehrheit eine Änderung gegenüber dem Entwurf des Ständerats. Die Kommission hat das Gesetz in der Gesamtabstimmung äusserst knapp mit 12 zu 11 Stimmen […]

5. September 2018
...
Weitere empfohlene Beiträge
Aktienrecht: die Inhaberaktie ist tot! Es lebe die Namenaktie

Auf den 01.11.2019 ist das «Bundesgesetz zur Umsetzung von Empfehlungen des Global Forum über Transparenz und Informationsaustausch für Steuerzwecke» («Global-Forum-Gesetz») in Kraft getreten. Das zieht für Inhaberaktionäre weitreichende Konsequenzen nach sich. Bisherige gesetzliche Regelung der Meldepflicht: Gemäss Obligationenrecht (OR) musste sich ein Inhaberaktionär einer KMU gegenüber der Gesellschaft mit Vor- und Nachnamen, Adresse und amtlichem […]

15. Januar 2020
...
Vereinfachte Besteuerung der privaten Nutzung von Geschäftsfahrzeugen

Die private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs soll gemäss Beschluss der eidgenössischen Räte mit einer Pauschale besteuert werden können, die neu auch die Fahrkosten zum Arbeitsort umfasst. Das Eidgenössische Finanzdepartement (EFD) hat hierzu eine Verordnungsänderung in die Vernehmlassung geschickt. Das EFD schlägt in der Änderung der Berufskostenverordnung vor, dass die private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs neu pro Monat […]

30. Juli 2019
...
Neue Steuersparmöglichkein für Unternehmen

Zwischenzeitlich haben alle Kantone neue interessante Steuersparmöglichkeiten eingeführt, welche seit diesem Jahr zur Verfügung stehen. Dies als Folge der Eidgenössischen Volksabstimmung im 2019 (STAF).Bei der Direkten Bundessteuer ändert sich nichts. WAS IST NEU AUF KANTONSEBENE? Abschaffung von Steuerprivilegien Die privilegierte Besteuerung von Holdinggesellschaften, gemischten Gesellschaften und Domizilgesellschaften entfällt. Dies bedeutet, dass diese Gesellschaften ab 01.01.2020 […]

28. November 2020
...
Weitere empfohlene Beiträge
Die deutsche Wegzugsbesteuerung ist gefallen!

Zieht ein Unternehmer von Deutschland in die Schweiz, fiel bisher in Deutschland auf dem Wertzuwachs seiner Firmenbeteiligungen eine Wegzugsbesteuerung an. Laut dem Europäischen Gerichtshof verstösst dies aber gegen das Personenfreizügigkeitsabkommen Schweiz – EU. Die Schweiz müht sich zurzeit mit der Frage ab, was vom vorgeschlagenen Rahmenabkommen mit der EU zu halten ist. Für die versprochene […]

28. März 2019
...
Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens von Arbeitnehmern

Mit dem Bundesgesetz vom 16. Dezember 2016 über die Revision der Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens wurden die Grundlagen für die Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens neu geregelt. Diese Bestimmungen treten auf den 1. Januar2021 in Kraft. In ihrer Gesamtheit zielen die teilweise überarbeiteten und teilweise neuen Bestimmungen darauf ab, die ergangene Rechtsprechung des Bundesgerichts (BGer), verschiedener kantonaler Gerichte […]

30. Juli 2019
...
Sie haben Fragen?