BPMS – Was ist eine Business Process Management Software und welchen Nutzen hat sie?

In einer globalisierten und digitalisierten Welt steigen die Anforderungen an Unternehmen. Dabei wird eine ständige Effizienzsteigerung vorausgesetzt. Während Buchhaltungsprogramme der effizienteren Erfassung von Geschäftsvorfällen dienen und Datenvisualisierungsprogramme die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen liefern, gibt es auch Programme, die Unternehmen helfen, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Allgemein ist dieser Bereich unter BPM, also Business Process Management bekannt.

BPM Bedeutung – Was steckt hinter dem Prozessmanagement

BPM steht für die Modellierung, Analyse und Verbesserung von End-to-End-Geschäftsprozessen. BPM beschäftigt sich mit Aufgaben und Prozessen, die wiederholt, fortlaufend oder vorhersagbar stattfinden. Ein Geschäftsprozess beinhaltet mehrere Aktivitäten, die ein Unternehmen bei der Zielerreichung unterstützen. BPM hilft dabei, Geschäftsprozesse auszuwerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Dabei soll es für Ordnung sorgen, Einblicke schaffen und die Effizienz der kollektiven Arbeitsabläufe optimieren. Ist nicht eindeutig ersichtlich, welches BPM-Projekt zielführender ist für ein Unternehmen, wird in diesem Zusammenhang häufig eine ROI-Berechnung ausgeführt, um die Rentabilität zu vergleichen.

BPMS – Business Process Management Software

Was ist BPMS? BPMS ist kurz für Business Process Management Software oder Business Process Management System. Das Programm unterstützt das Unternehmen bei der Erledigung der oben genannten Aufgaben und zeigt somit Optimierungspotenzial auf. Es ermöglicht damit den reibungslosen Ablauf im Betrieb. Die Software hilft bei der Ermittlung von Chancen und Risiken und trägt durch strukturierte Datenerfassung zur zuverlässigen Entscheidungsfindung bei. Dieser datengesteuerte Ansatz bietet eine fundierte Entscheidungsgrundlage im Hinblick auf Geschäftsprozessentscheidungen und unterstützt somit die strategische Zielerreichung.

BPMS und ihre Stärken im Hinblick auf das Geschäftsprozessmangement

Aus einer Unternehmensperspektive können die folgenden Stärken eines Business Process Management Systems zusammengefasst werden:

• spart Zeit, Geld und Ressourcen
• erhöht die Agilität des Unternehmens und ermöglicht somit die Pausierung oder die Beschleunigung von Geschäftsprozessen
• unterstützt bei der Rechtskonformität
• fördert Sicherheits- und Schutzmassnahmen
• stellt Daten zur Verfügung, die analysiert werden können
• anpassungsfähig bei Veränderungen Eine Optimierung durch BPM-Tools kann besonders in Bereichen sinnvoll sein, die von Bottlenecks (organisatorische Schwachstellen die gesamten Prozesse verlangsamen), Redundanzen und wahrscheinlichen Fehlerkonstellationen betroffen sind.

BPM-System und die Digitalisierung

BPMS ist zudem ein wesentlicher Treiber der Digitalisierung in einem Unternehmen. Prozesse können in den digitalen Raum übertragen werden, wo sie abteilungs- und standortübergreifend zugänglich sind. Die Software liefert eine Roadmap, die zeigt, wer, wann, welcher Aufgabe nachgehen sollte. BPM-Tools können für jede Unternehmensgrösse oder unterschiedlichste Branchen sinnvoll sein. Auch Dritte, wie beispielsweise Lieferanten, können damit dank BPMS in Prozesse miteingebunden werden.

Wo findet digitales Prozessmanagement Anwendung?

Das Tagesgeschäft von Unternehmen umfasst zahlreiche Prozesse und Workflows. Dabei kann es sich sowohl um interne Prozesse (z. B. Einstellung neuer Mitarbeiter) als auch um externe Abläufe (dabei sind aussenstehende wie zum Beispiel Kunden, Partner oder Lieferanten involviert) handeln. Eingesetzt werden können BPMS zum Beispiel in den folgenden Abteilungen beziehungsweise Bereichen:

• Buchhaltung und Finanzen
• Personalmanagement
• Leistungsmessung
• Verwaltungstätigkeiten
• Einkauf
• Lagerhaltung, Logistik

Kerninhalte einer professionellen BPM Software

Der BPM-Lebenszyklus umfasst im Allgemeinen die folgenden Schritte:

• Design bzw. Analyse – Dabei findet eine Analyse der Ist- und Soll-Prozesse statt sowie die Identifikation von Massnahmen, um den Soll-Zustand zu erreichen.
• Modellierung - In diesem Schritt werden Prozesse ausgewählt und angepasst, die umgesetzt werden sollen.
• Implementierung & Ausführung von Verbesserungen – Sobald die Prozesse ausgewählt sind, beginnt die Ausführungsphase und damit auch das Bestreben, Geschäftsprozesse zu automatisieren.
• Überwachen – Diese Phase dient der späteren Identifikation von weiterem Optimierungspotenzial.
• Optimierung – Hierbei werden Erkenntnisse gewonnen, die den Prozess noch weiter verbessern oder automatisieren können.

BPM-Software – darauf sollten Sie bei der Wahl achten

Wie bei jeder Software – ist es auch bei BPM-Systemen wichtig, dass die Software zum Unternehmen passt. Dabei gibt es eine Reihe von Kriterien, die die Wahl erleichtern:

• Monitoring – Im besten Fall erlaubt die BPM-Software die Überwachung von Geschäftsindikatoren in Echtzeit und visualisiert die Daten in einem Dashboard.
• Skalierbarkeit – Wie auch bei anderen Software-Lösungen – spielt auch hier die Skalierbarkeit eine wesentliche Rolle. Dabei sollten sowohl aktuelle Besonderheiten und individuelle Anforderungen abgedeckt werden als auch potenzielle zukünftige Anforderungen, die aufgrund von Wachstum oder Expansion entstehen können. Zudem ist auch die Anbindung an Drittsysteme ein essenzieller Punkt. Das gewählte BPM-System sollte in der Lage sein, Prozessdaten mit externen Systemen auszutauschen. Dabei kann zum Beispiel eine Schnittstelle zu einem Buchhaltungsprogramm wie Sage sinnvoll sein.
• Sicherheit – Die Prozessmanagement-Software sollte Daten sicher verwahren und speichern. Dies ist besonders relevant, wenn Cloud-Lösungen verwendet werden.
• Analyse und Simulation – Datenvisualisierung erleichtert das Erkennen von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen. Die BPM-Software sollte daher in der Lage sein, Informationen mithilfe unterschiedlichster Diagrammtypen verständlich darzustellen.
• Benutzerfreundlichkeit – Es ist wichtig, dass auch komplexe Prozessabläufe schnell und einfach modelliert und angepasst werden können.

BPM & Controller

Auch für Controller ist es wichtig, BPM-Prozesse ernst zu nehmen. Denn die Kennzahlen, die diese ermitteln, hängen unmittelbar mit den Prozessen zusammen beziehungsweise sind die Ergebnisse dieser Prozesse. Fehlen für zentrale KPIs Ereignisse oder auch gesamte Prozesse, ist das Prozessmodell nicht vollständig. Ebenso wie das Ergebnis des Controllers nicht vollständig ist, wenn relevante Prozess-Ergebnisse fehlen. Nur vollständige Ergebnisse oder Prozesse können zuverlässig zur Optimierung der Unternehmensprozesse genutzt werden. Zudem liefert BPMS dem Controller eine Hilfestellung bei der Beantwortung betriebsrelevanter Fragen.