Schweizer QR Rechnung – Aufbau und Bedeutung von Inhalten

Mit der Einführung der QR-Rechnung kam die Schweiz der Digitalisierung des Zahlungsverkehrs am 30. Juni 2020 einen Schritt näher. Doch was genau ist die QR-Rechnung? Bei der QR-Rechnung handelt es sich um eine maschinell einlesbare Rechnung, die in den kommenden Monaten den roten und orangenen Einzahlungsschein in der Schweiz ablösen soll. Dabei zeichnet sich das Schriftstück, das auf gewöhnlichem Papier gedruckt werden kann, durch einen QR-Code aus, der Zahlungen in Zukunft vereinfachen soll. Welche Bestandteile, Daten und Informationen wichtig sind und wie der Aufbau aussehen muss, wenn Sie eine QR-Rechnung erstellen, erfahren Sie hier.

Trendwende – vom Einzahlungsschein zur QR-Rechnung

Während in den vergangenen Jahren orangene (inklusive vorgedruckter Referenznummer) und rote (mit Mitteilungsfeld) Einzahlungsscheine genutzt wurden, werden diese nun Schritt für Schritt von der QR-Rechnung abgelöst. Nach der derzeitigen parallelen Betriebsphase, kommt mit dem 30. September 2022 das endgültige Aus für den orangenen und roten Einzahlungsschein. Für die Fakturierung kann von da an lediglich die QR-Rechnung genutzt werden. Durch die Zusammenarbeit von Finanzinstituten, Softwareanbietern und Unternehmen, soll ein fliessender Übergang auf das neue System sichergestellt werden.

QR-Rechnungen – Welchen Nutzen bringt Sie

Die Rechnungsinformationen einer QR-Rechnung dienen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Dies bedeutet, dass Informationen wie zum Beispiel die MwSt.-Nummer des Rechnungsstellers oder der MwSt.-Betrag in einer strukturierten und standardisierten Form angegeben werden. Der Umstieg auf QR-Rechnungen bringt eine minimierte Fehlerquote, vereinfachte Fakturierung und einen geringeren manuellen Aufwand mit sich. Um von all diesen Vorteilen Nutzen zu ziehen, ist eine Standardisierung unabkömmlich. Mehr zu diesen Standards, die diese Einheitlichkeit ermöglichen sollen, finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Aufbau & Aussehen der QR Rechnungen

QR-Rechnungen treten in zwei möglichen Ausgestaltungsformen auf:

• Integrierter Zahlteil und Empfangsschein
• Beigelegter Zahlteil und Empfangsschein

Somit lässt sich die QR-Rechnung grundlegend in drei Bestandteile aufgliedern: den Rechnungsteil, den Empfangsschein und den Zahlteil. Unabhängig davon, welche Ausgestaltungsform gewählt wird, ist der Empfangsschein zwingend links neben dem Zahlteil anzubringen. Gemeinsam weisen diese beiden Bestandteile die Masse 210 x 105 cm auf. Dies unterscheidet sich vom bisherigen Einzahlungsschein vor allem deshalb, weil für Einzahlungsscheine bisher das Längenmass Zoll verwendet wurde. Die Umstellung auf das international gebräuchliche DIN-Format hat praktische Gründe und bedeutet keinerlei Probleme bei der Belegverarbeitung.

Zahlteil – Welche Inhalte muss er enthalten

Da die QR-Rechnung maschinell gelesen werden soll, gibt es genaue Vorgaben, welche Informationen sich wo am Blatt befinden müssen. Während sich die Vorgaben gegenüber dem bisherigen Einzahlungsschein gelockert haben, gibt es auch beim Zahlteil eine Reihe von Gestaltungsrichtlinien, die beachtet werden müssen. Im Folgenden werden die Bereiche, welche im Zahlteil enthalten sein müssen, kurz erläutert. Detaillierte Informationen und Richtlinien, welche zum Beispiel die Schriftgrösse und vorgegebene Abstände betreffen, sind in den Schweizer Implementation Guidelines für QR-Rechnungen zu finden.

Titel

Im Bereich Titel muss der Begriff „Zahlteil“ entsprechend der in den Implementation Guidelines festgehaltenen Richtlinien aufgedruckt werden.

Swiss QR Code

Der Swiss QR Code ermöglicht das automatische Auslösen von Zahlungen bei Finanzinstituten über alle Zahlungskanäle und am Postschalter. Der Swiss QR-Code ist mit dem Schweizer Kreuz in der Mitte gekennzeichnet. Er beinhaltet alle Informationen, welche zur automatischen Bezahlung notwendig sind. Durch Einscannen des Codes, kann das Eintippen der Zahlungsinformationen wie dem QR-IBAN etc. übersprungen werden.

Betrag

In diesem Bereich werden die Währung und der Betrag angeführt und durch „Währung“ und „Betrag“ betitelt. Bei der Währung ist die Angabe von Schweizer Franken und Euro möglich, wobei die Kürzel „CHF“ und „EUR“ verwendet werden. Der Betrag muss dabei zwischen 0,01 (CHF/ EUR) und 999999999.99 (CHF/ EUR) liegen. Der Betrag muss stets zwei Nachkommastellen aufweisen. Sofern im Swiss QR Code kein Betrag enthalten ist, werden schwarze Eckmarken in diesem Feld angeführt.

Angaben

Im Bereich der Angaben werden alle für die Zahlung relevanten Werte des Swiss QR Code aufgedruckt. Angaben müssen dabei mit separaten Überschriften gekennzeichnet werden. Hierbei wird unterschieden, ob die Werte im Swiss QR-Code enthalten sind oder nicht. Dabei gilt:

• Werte sind nicht im Swiss QR Code enthalten – Es dürfen weder Überschriften noch Text in diesem Feld angeführt werden.

• Werte sind im Swiss QR Code enthalten – Die Werte im Feld „Anmerkungen“ müssen in der folgenden Reihenfolge angeführt werden:

  • Konto/ Zahlbar an,
  • Referenz,
  • Zusätzliche Informationen,
  • Zahlbar durch bzw. Zahlbar durch (Name/ Adresse)

Weitere Informationen

In diesem Bereich werden die zwei Datenelemente „Alternative Verfahren“ und „Endgültige Zahlungsempfänger“ (soweit vorhanden und freigegeben) behandelt. Im Schweizer Zahlungsverkehr gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, eine Rechnung zu begleichen. Für den Fall, dass der Rechnungsempfänger lieber eine eBill-Rechnung begleichen möchte, können die in „Alternative Verfahren“ angeführten Informationen genutzt werden, um die QR-Rechnung von einem Servicedienstleister in eine e-Bill Rechnung umwandeln zu lassen. Es ist nicht zwingend erforderlich, dem Zahlungspflichtigen ein Alternatives Verfahren zu bieten. Für den Fall, dass Sie sichergehen wollen, dass der Zahlteil auch korrekt erstellt ist, finden Sie im Rahmen der Einführungsdrehbücher Muster-Zahlteile, Checklisten, Testfälle und Co. Neben den bereits erwähnten Vorschriften und Richtlinien zur Erstellung eines Zahlteils, ist es nicht erlaubt, Werbung oder zusätzliche Elemente auf der Vorder- oder Rückseite anzubringen.

Empfangsschein – darauf ist zu achten!

Die bereits erwähnten Schweizer Implementation Guidelines enthalten auch Informationen zum Aufbau und zu den Bestandteilen des Empfangsscheins. Die Bereiche, in die der Empfangsschein unterteilt wird, sind weitgehend identisch, ebenso wie die darin angeführten Inhalte.

• Titel – In diesem Bereich muss die Bezeichnung „Empfangsschein“ entsprechend der in den Implementierung Guidelines festgehaltenen Vorschriften festgehalten werden.
• Angaben – Der Bereich „Angaben“ ist identisch zu jenen des Zahlteils aufgebaut. Werte des Empfangsscheins werden hier exakt wie im Zahlteil und im QR-Code wiedergegeben.
• Betrag – Der Bereich „Betrag“ wird im Empfangsschein gleich wie im „Zahlteil“ gehandhabt.
• Bereich Annahmestelle – In diesem Bereich ist der Wortlaut „Annahmestelle“ in der Korrespondenzsprache aufzudrucken. QR-Rechnungen dürfen grundsätzlich in den Korrespondenzsprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch erstellt werden.

QR-IBAN & QR-Referenz – wesentliche Merkmale der QR-Rechnung

Neben dem Aufbau sind der QR-IBAN und die QR-Referenznummer wesentliche Merkmale der QR-Rechnung. Der IBAN ist eine normierte Darstellung einer Bankkontonummer. Der QR-IBAN stellt im Rahmen der QR-Rechnung eine abgewandelte Form davon dar. Die QR-IID ist eine abgeänderte Form der Instituts-Identifikation (IID). Diese bestehen exklusiv aus Nummern von 30000 bis 31999. Auf Basis von QR-IIDs definierte IBANs werden als QR-IBANs bezeichnet und ausschliesslich für Verfahren mit QR-Referenz verwendet. QR-IBANs enthalten dabei zur Kennzeichnung des Verfahrens die QR-IID des kontoführenden Instituts. Sofern eine Zahlung mit strukturierter QR-Referenz durchgeführt wird, muss ein QR-IBAN zur Angabe des Gutschriftenkontos verwendet werden. Die Kombination von QR-Referenznummer und QR-IBAN soll die Fehleranfälligkeit reduzieren und den manuellen Nachbearbeitungsaufwand minimieren. Die QR-Referenz kann vom Rechnungssteller als strukturierte Referenz verwendet werden und gleicht im Aufbau der ESR-Referenz (26 numerische Zeichen & eine Prüfziffer). Die QR-Referenz ermöglicht, dass auch weiterhin eine automatische Abstimmung der Zahlungseingänge erfolgen kann. Ein QR-IBAN kann lediglich für Zahlungseingänge genutzt werden. Zahlungen zu Lasten eines QR-IBANs sind nicht zulässig.

Umstellung Ihres Systems auf QR-Rechnungen

Ehe Sie Ihre Systeme auf die neue QR-Rechnung umstellen, ist es wichtig zu prüfen, ob Ihre Hardware und Software dafür geeignet ist. In Bezug auf Ihre Software sollten Sie Ihr Buchhaltungssystem überprüfen und bei Bedarf mit Ihrem Softwarepartner Kontakt aufnehmen. Hinsichtlich Ihrer Hardware ist der Check Ihres Lesegerätes beziehungsweise Ihres Beleglesers unbedingt notwendig.