Buchhaltungssoftware – Auf diese 10 Auswahlkriterien sollten Sie achten!

Eine Buchhaltungssoftware empfiehlt sich nicht nur für grosse Unternehmen mit komplexen Buchhaltungstätigkeiten, sondern ist auch für Start-ups und KMUs eine sinnvolle Investition. In erster Linie lässt sich durch ein solches Buchhaltungstool Zeit sparen und die Fehlerquote senken. Zudem kann ein besserer Überblick über buchhalterische Tätigkeiten gewonnen werden. Unterschiede in Buchhaltungsprogrammen gibt es zum Beispiel in Bezug auf Ihre Nutzungsform, diese kann online oder offline sein. Weiter Unterscheidungen werden zum Beispiel beim Leistungs- und Kostenumfang sowie bei den technischen Möglichkeiten sichtbar. Diese zahlreichen Unterschiede, von denen Buchführungsprogramme geprägt sind, können die richtige Wahl auf den ersten Blick schwierig gestalten. Im Folgenden finden Sie 10 Auswahlkriterien, die Ihnen die Wahl des richtigen Buchhaltungsprogrammes erleichtern sollen.

1. Funktionsumfang Buchführungsprogramm

Welche Funktionen sollte ein Buchhaltungsprogramm haben? Der passende Funktionsumfang eines Buchführungsprogrammes ist abhängig von den unternehmensinternen Anforderungen. Dabei sollte zunächst festgestellt werden, welche Prozesse die Software unterstützen sollte. Im Folgenden werden übliche Funktionen und Zusatzmodule kurz erläutert. Diese sollen Sie dabei unterstützen, den richtigen Funktionsumfang festzulegen.

• Belegerfassung – Diese hilft dabei Buchungen durchzuführen, ohne dabei über ein hohes Mass an Wissen im Bereich der Buchführung zu verfügen. Aufgaben wie Stornierungen und Umbuchungen können damit zudem durch wenige Klicks erledigt werden.
• Lohnbuchhaltung – Manche Buchhaltungsprogramme bieten eine integrierte Lohnbuchhaltungssoftware an. Das Lohnbuchhaltungsprogramm erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterdaten sowie die Berechnung und Buchung von Netto- und Brutto-Löhnen. Mit dem Lohnprogramm können zudem zum Beispiel Sozialversicherungsabgaben automatisiert getätigt werden.
• MWST-Abrechnung – Abhängig von der Software können diverse Methoden der MWST- Abrechnung unterstützt werden. Hierbei muss bei der Auswahl darauf geachtet werden, dass ausgegebene MWST-Formulare den ESTV-Standards entsprechen.
• Online Banking-Anbindung – Buchhaltungsprogramme, die über diese Funktion verfügen, können automatisiert Zahlungsaufträge übermitteln, Transaktionen einlesen und Kontobewegungen verbuchen.
• Dokumentenerstellung – Manche Buchführungsprogramme ermöglichen das Erstellen von Rechnungen, Lieferscheinen, Kostenvoranschlägen und dergleichen direkt in der Software. Dies ermöglicht das automatische Einfügen von Stammdaten sowie weiteren dezidiert ausgewiesenen Positionen. Dabei können Layouts und Templates bei manchen Programmen eigenständig adaptiert werden.
• Kassa Integration – Eine zusätzliche Funktion kann ein eigenes Kassensystem oder eine Schnittstelle zu einer externen Variante darstellen. Transaktionen werden dabei direkt übernommen und automatisch verbucht.
• Debitorenverwaltung und Mahnwesen – Diese Funktion ist in vielen Buchhaltungsprogrammen enthalten. Sie hilft dabei, die Übersicht über offene Posten zu behalten, automatisiert Zahlungserinnerungen zu erstellen und bietet individualisierbares Mahnwesen an.
• Inventar- & Anlagenverwaltung – Eine Reihe von Buchhaltungsprogrammen helfen bei der Anlagenbuchhaltung. Dabei wird zum Beispiel das Eintragen des Geschäftsvermögens, die Verwaltung dessen und die Abschreibung ermöglicht.
• Kontaktverwaltung – Manche Buchhaltungsprogramme haben vollständige oder teilweise CRM-System-Funktionen integriert. Dabei können Kundendaten (z. B. Adressverwaltung, Verwaltung der Zahlungsdaten) gespeichert, organisiert und mit Notizen versehen werden. Dies erleichtert die Informationssuche erheblich.
• Lagerbestände verwalten – Die Software schafft einen Überblick über aktuelle Lagerbestände sowie Ein- und Ausgänge und hilft bei der Warenwirtschaft. Vorgänge können automatisch verbucht und mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.

2. Unternehmensspezifische Ansprüche

Neben den Funktionen, die das Programm abdecken soll, ist es auch wichtig zu wissen, für welche Art von Unternehmen diese erbracht werden sollten. Wesentlich dabei sind, die folgenden vier Punkte:

• Unternehmensgrösse
• Tätigkeitsbranche
• Organisationsstruktur
• Mitarbeiteranzahl
• Skalierbarkeit respektive Skalierungsbedarf

Ein Grosskonzern, der Produkte in zahlreichen stationären Filialen an unterschiedlichen Standorten vertreibt und über eine eigene Buchhaltungsabteilung verfügt, hat andere Anforderungen an eine Software als ein Online-Shop Betreiber mit zwei Mitarbeitern.

3. Kundenservice des Softwareanbieters

Auch bei hoher technischer Affinität und verlässlicher Software können Fragen auftreten, welche nicht ohne professionelle Hilfe gelöst werden können. Daher empfiehlt es sich, im Vorhinein festzuhalten, wie Support zur Verfügung stehen sollte sowie zu überprüfen, ob die gewünschte Software den Support in der gewünschten Form anbietet. Hilfestellungen können dabei in diversen Formen angeboten werden, wie zum Beispiel persönlich in Form von Telefon oder E-Mail, als öffentlich zugängliche oder mitgelieferte Schulungsvideos, als FAQ-Sektion auf der Webseite, mit Hilfe eines Fern-Assistenz-Tools oder durch ein Kontaktformular. Hierbei ist es auch wichtig festzustellen, aus welchem Land Sie die Software beziehen. Abhängig davon kann es vorkommen, dass der Support nicht in Ihrer Landessprache oder zu Ihren gewöhnlichen Geschäftszeiten zur Verfügung steht.

4. Skalierbarkeit des Buchhaltungsprogrammes

Während Ihre aktuelle Unternehmensform und Grösse wichtig ist bei der Auswahl des richtigen Programms, sollte auch an die Zukunft gedacht werden. Dabei sollte klar sein, inwiefern sich das Unternehmen entwickeln soll und welchen Ansprüchen damit in der Zukunft an das Programm entstehen könnten. Die Skalierbarkeit des Buchhaltungsprogrammes spielt somit sowohl bei Start-ups, KMUs und jungen Unternehmen mit Wachstumspotenzial als auch bei grossen Firmen, die zum Beispiel eine internationale Expansion planen, eine wesentliche Rolle.

5. IT-Infrastruktur

Die genutzte Infrastruktur kann einen Einfluss auf die Auswahl haben, die Ihnen ein Buchführungsprogramm zur Verfügung steht. Ist Ihre IT-Infrastruktur auf Mac-Geräten aufgebaut, könnte Ihre Auswahl eher beschränkt ausfallen. Durch die genaue Kenntnis der bestehenden Systeme können redundante Funktionen vermieden werden. Dies schafft Klarheit (in Bezug auf Programmfunktion und Datenherkunft) und kann zur Einsparung von Kosten beitragen.

6. Softwareschnittstellen

Sofern der Umfang der IT-Infrastruktur geklärt ist, ist es sinnvoll, sich mit potenziellen oder bereits bestehenden Schnittstellen auseinanderzusetzen. Hierbei ist es gut zu wissen, über welche Technologien man bereits verfügt (z. B. CRM- oder Kassensysteme). Interne und externe Schnittstellen ermöglichen die einfache Übertragung von Daten, während das Fehlerpotenzial gesenkt werden kann. Somit ist es gut zu wissen, welche Schnittstellen das versierte Buchhaltungsprogramm bietet und mit welchen Systemen dieses kompatibel ist.

9. Benutzerfreundlichkeit der Buchhaltungssoftware

Neben technischen Fähigkeiten sollten Sie auch auf den Aspekt Benutzerfreundlichkeit für optimale Anwenderunterstützung achten. Stellen Sie dabei zum Beispiel mit einer kostenlosen Probeversion, welche von vielen Softwareherstellern angeboten wird, sicher, dass das Produkt für Ihren Anwendungszweck geeignet und verständlich ist. In Bezug auf Ihr Nutzerverhalten gilt es auch festzustellen, in welcher Form Sie die Software verwenden möchten. Planen Sie die Software dezentral zu nutzen, kann eine Cloud-Lösung anstelle einer PC-Lösung sinnvoll sein. Haben Sie nur geringere Anforderungen an das Produkt, so kann es empfehlenswert sein, im ersten Schritt nicht zu viele zusätzliche Funktionen zu erwerben, da diese ebenfalls die Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit des Produktes senken können.

7. Firmeninterne Kenntnisse

Ein weiterer Aspekt, der bei der Wahl der richtigen Buchhaltungslösung wichtig ist, sind unternehmensinterne Fähigkeiten und Kenntnisse. Falls einer der folgenden beiden Fälle auf Sie zutrifft, könnte eine externe Lösung mit einem Treuhänder interessant für Sie sein.

• Auch unter der Unterstützung einer Buchhaltungssoftware verfügen Sie in Ihrem Unternehmen nicht über die notwendigen buchhalterischen Fähigkeiten und Kenntnisse, um Ihre Buchhaltung rechtskonform durchführen zu können.
• Es wäre nicht ökonomisch sinnvoll, Ihr Personal zeit- und kostenintensiv in einem Buchhaltungsprogramm zu schulen. Sofern einer dieser Fälle auf Sie zutrifft, kann die externe Nutzung eines Buchhaltungsprogramms für Sie sinnvoll sein. Dabei nutzt ein Unternehmen ein Buchhaltungsprogramm für Sie, womit unternehmensintern lediglich Rechnungen weitergeleitet und am Ende des Monats Zahlungen freigegeben werden müssen. Ein solcher Treuhand-Service wird zum Beispiel durch Bill Bucher geboten.

8. Kosten & Preis-Leistungs-Verhältnis

Hinsichtlich der Anschaffung einer Finanzbuchhaltungssoftware lohnt es sich, sich mit den Opportunitätskosten auseinanderzusetzen. Dabei gilt es festzustellen, wie die Ausgaben, die Sie durch eine Anschaffung leisten, im Verhältnis zu jenen Kosten stehen, die Sie damit einsparen können. Denken Sie dabei neben offensichtlichen Kosten wie jenen, die sich durch effizientere Zeitnutzung ergeben, auch an indirekte Kosten. Indirekte Einsparungen können zum Beispiel die Reduktion von Fehlern betreffen, was eine zuverlässigere Leistungserbringung und somit grössere Beliebtheit bei Ihren Kunden bedeuten kann. Vor der Anschaffung sollten Sie auch überprüfen, ob Sie die in einem Buchhaltungsprogramm enthaltenen Leistungen tatsächlich brauchen. Stellen Sie zum Beispiel fest, ob Sie auch wirklich ein integriertes Lohnabrechnungsprogramm benötigen. Dadurch kann die Auswahl massgeblich beeinflusst werden. Denken Sie bei der Wahl auch daran, ob die günstigste Option die richtige Wahl ist, wenn Sie keine Funktionserweiterungen in der Zukunft ermöglicht.

10. Rechtliche Aspekte

Ein Aspekt, dem in jedem Fall Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte, ist die Schweizer Rechtskonformität des Produktes. Überprüfen Sie dabei, ob das Produkt zum Beispiel Datenschutzrichtlinien, welche für die Schweiz gültig sind, einhält (besonders relevant sofern es sich um eine Cloud-Lösung handelt). Ferner muss das Buchhaltungsprogramm die Schweizer Steuern wie die MWST abbilden sowie die Bilanz und Erfolgsrechnung nach den Schweizer Vorschriften wiedergeben können. Es ist zudem sinnvoll festzustellen, ob das Buchhaltungsprogramm über ein Gütesiegel oder ein Zertifikat verfügt.