Startups & Buchhaltung – darauf sollten Sie achten!

Wenn Sie gerade dabei sind, Ihre Geschäftsidee ins Leben zu rufen, haben Sie meist anderes im Kopf als die Buchhaltung. Besonders wenn es in der vorausgehenden beruflichen und ausbildungstechnischen Laufbahn keine Berührungspunkte mit dem Thema gab, mag sie erstmals abschreckend wirken. Ungeachtet dessen kann die Buchhaltung massgeblich zum Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens beitragen und sollte daher nicht auf die leichte Schulter genommen werden.

Buchhaltung selber machen

Planen Sie Ihre Buchhaltung ohne Hilfsmittel wie zum Beispiel Buchhaltungsprogramme selbst zu erledigen, sollten Sie zunächst diese 6 Sätze aus Ihrem Vokabular verbannen:

• „Keine Ahnung, keine Zeit und kein Interesse am Thema Buchhaltung“ – In Bezug auf Buchhaltung gilt leider „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht!“. Sicherzustellen, dass Finanzen, Bücher und Steuerangelegenheiten in Ordnung sind, zählen zu den Aufgaben eines Startup-Gründers. Wer also noch nicht gut in dem Gebiet aufgestellt ist, sollte sein Wissen selbstständig erweitern, oder das Wissen anderweitig beziehen.
• „Das Einscannen von Belegen & Co. erledige ich am Jahresende“ – Betriebsausgaben wirken sich schmälernd auf den Gewinn aus und werden daher in der Steuer berücksichtigt. Dabei gilt: „Steuernachlässe und Buchhaltung - nur mit Beleg“. Das ordentliche Scannen & Abspeichern von Belegen und Eingangsrechnungen hat somit direkte Auswirkungen auf den Erfolg des Startups. Um nicht im Folgejahr auf der Suche nach einem fehlenden Beleg zu verzweifeln, sollte dies zeitnah nach dem Erhalt erfolgen.
• „Welche Deadline?“ – Neben Projekt-Deadlines und Kundenterminen, sollten auch Zahlungsziele auf Eingangsrechnungen und Abgabefristen für Steuerangelegenheiten nie aus dem Auge verloren werden. Zeit, Nerven und Geld, die das Verpassen einer solchen Deadline mit sich bringen, können besonders von einem Startup-Gründer, besser investiert werden.
• „So genau ist das nicht!“ – Formfehler kommen Unternehmen ebenso teuer zu stehen wie verpasste Deadlines. Daher gilt, Pflichtangaben für Rechnungen stets zu prüfen. Nur so kann vermieden werden, dass ein Vorsteuerabzug nicht genutzt werden kann, oder dass ganze Belege nicht als Betriebsausgaben wirksam gemacht werden können. Dabei sollte Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen ein gleichwertiges Mass an Aufmerksamkeit entgegengebracht werden und Fehler sollten bei Bedarf korrigiert werden.
• „Ach, die Zahlung ist noch nicht eingegangen?“ – Während Zahlungen meist fristgerecht beglichen werde, ist dies nicht immer der Fall. Umso wichtiger ist es, ein angemessenes Forderungsmanagement zu haben. Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Mahnverfahren gehören zwar zu den weniger beliebten Aufgaben in einem Unternehmen, sollten jedoch keinesfalls vernachlässigt werden. Automatisierte Zahlungsaufforderungen können diese Aufgabe erleichtern und stellen nur einen von vielen Nutzen von Buchhaltungsprogrammen dar.
• „Hilfe suche ich mir nur, wenn unbedingt nötig!“ – Ein Unternehmer sollte stets einen Überblick über die Finanzen des eigenen Unternehmens haben. Dies bedeutet aber nicht, dass er alle Aufgaben in diesem Bereich selbst erledigen muss. Treuhänder können auch über das Ausfüllen von Finanzformularen hinaus eine grosse Hilfe darstellen. Empfehlenswert ist dabei, Unterstützung schon zu suchen, ehe Fehlentscheidungen getroffen und wichtige Termine beim Finanzamt verpasst werden.

Hilfe bei der Buchhaltung

Falls Sie Hilfe in Sachen Buchhaltung suchen, bieten sich Ihnen zwei Optionen an:

Buchhaltung Outsourcing

Als Gründer haben Sie selbstverständlich auch die Wahl, Ihre Buchhaltung auszulagern und von einem externen Treuhänder erledigen zu lassen. Dadurch können Sie mehr Zeit in Ihr eigentliches Kerngeschäft investieren, haben einen geringeren Workload in diesem Bereich und sparen Zeit.

Buchhaltungssoftware

Wer seine Buchhaltung weder in vollkommener Eigenregie erledigen noch die gesamte Verantwortung an einen externen Treuhänder abgeben möchte, sollte die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware in Betracht ziehen. Diese hilft bei der Haltung von Ordnung, stellt sicher, dass die Form stimmt, spart Zeit und liefert einen ausgezeichneten Überblick. Venture-backed-Startups können dabei besonders von integrierten Reporting-Features profitieren. Diese können bereits im Buchhaltungsprogramm integriert werden oder durch kompatible Tools ergänzt werden.

Sofern Sie sowohl die Vorteile einer Buchhaltungssoftware geniessen als auch den Input eines Treuhänders nutzen wollen, können Sie diese Optionen auch kombinieren. Der Vorteil bei dieser Variante liegt dabei darin, dass Sie das Know-how des Treuhänders nutzen können, gleichzeitig aber dank umfassender Reporting Tools nach wie vor einen guten Überblick über die eigenen Finanzen behalten. Das Finanzanalyseprogramm Analise Franci schafft dank eines optimalen Reportings einen Überblick über die Finanzen.

Skalierbare Prozesse bei Startups

Egal ob Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, outsourcen oder ein Buchhaltungsprogramm anschaffen, wichtig ist dabei die Skalierbarkeit. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählten Prozesse, Systeme und Abläufe auch bei Wachstum des Startups geeignet sind. Nur wenn Systeme skalierbar ausgelegt werden, kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen sowohl wirtschaftlich als auch operativ wachsen kann.

Growthbase

Die Buchhaltung ist eine von vielen Herausforderungen, denen sich Unternehmer bei der Gründung von Startups gegenübersehen. Stellen Begriffe wie Kapitalerhöhungsmassnahmen, Darlehen, Budgets und Co. Fremdwörter für Sie dar, sollten Sie das Hinzuziehen von Startup-Coaches in Betracht ziehen. Gemeinsam mit Sandono bietet Auditrium unter dem Namen „Growthbase“ Mentoring und Coaching von Startups sowie finanzielle und steuerliche Beratung. Dabei werden jahrelange Erfahrung in der Schweizer Startup-Szene mit umfassendem Wissen auf dem Gebiet des Schweizer Finanz- und Steuersystems verbunden.